Conseils sur les déclarations d’intérêts financiers

Qu’est-ce qui habilite le commissaire à examiner les déclarations d’intérêts financiers des fonctionnaires?

Les fonctionnaires désignés par le Règlement de l’Ontario 381/07, pris en application de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, sont tenus de déclarer au commissaire leurs intérêts financiers ainsi que ceux de certains membres de leur famille. Il se peut par ailleurs qu’un fonctionnaire doive produire une déclaration révisée advenant un changement dans les renseignements qu’il doit divulguer [Règl. de l’Ont. 381/07, art. 10 et 11].

Qui doit faire une déclaration d’intérêts financiers?

Un fonctionnaire est tenu de déclarer au commissaire ses intérêts financiers et ceux de certains membres de sa famille si les conditions suivantes s’appliquent à lui :

  • Il travaille dans un ministère ou un organisme public [Règl. de l’Ont. 381/07, par. 10(1)];
  • Il travaille de façon courante sur des questions pouvant concerner le secteur privé [Règl. de l’Ont. 381/07, art. 10];
  • Il a accès à des renseignements confidentiels [Règl. de l’Ont. 381/07, par. 10(1)].

Quelle est la première étape à suivre?

Les fonctionnaires ministériels qui doivent déclarer leurs intérêts financiers en sont avisés chaque année par la Commission de la fonction publique. Les responsables de l’éthique des organismes publics sont invités à établir lesquels de leurs collègues à la fonction publique sont soumis à cette obligation et à les en aviser. Les fonctionnaires qui s’estiment tenus de fournir une telle déclaration, mais qui n’ont pas été avisés de le faire devraient demander conseil à leur responsable de l’éthique.

Quelle est la première étape à suivre?

Les fonctionnaires tenus de faire une déclaration d’intérêts financiers doivent utiliser le formulaire à cet effet qui se trouve sur le site Web du commissionnaire. Les états financiers et d’immobilisation ainsi que les relevés bancaires ne sont pas à fournir à cette étape. Le formulaire dûment rempli doit être transmis directement au commissaire, à l’adresse coicommissioner@ontario.ca ou par la poste aux coordonnées ci-dessous; il ne doit être envoyé à personne d’autre.

Quelle est la prochaine étape?

Le Bureau du commissaire vérifie d’abord si le formulaire est dûment rempli. S’il manque des renseignements, le fonctionnaire se voit sommé de remédier à la situation; sinon, le Bureau procède à un premier examen pour établir si des actifs financiers doivent être déclarés, S’il n’y a rien à déclarer, il informe le fonctionnaire et son responsable de l’éthique que les exigences réglementaires sont respectées. Le commissaire peut communiquer avec d’autres personnes pour confirmer ou compléter les renseignements reçus à tout moment du processus.

Si le fonctionnaire déclare des actifs financiers, le Bureau du commissaire procède à un examen plus exhaustif visant à déterminer si les actifs déclarés présentent un risque de conflit d’intérêts. S’il conclut à l’absence d’un tel risque, il en informe le fonctionnaire et son responsable de l’éthique.

S’il y a risque de conflit d’intérêts, un examen approfondi pourrait être effectué, auquel cas le fonctionnaire aura possiblement à fournir de plus amples renseignements. Une fois qu’il détient tous les renseignements nécessaires (y compris ceux exigés pour l’examen approfondi), le commissaire remet au fonctionnaire et à son responsable de l’éthique une lettre présentant son évaluation des conflits d’intérêts potentiels, ainsi que les mesures pouvant être prises pour assurer la conformité aux règles en la matière. La lettre indiquera quels sont les intérêts financiers qui présentent un risque de conflit d’intérêts.

Que faire si le commissaire est mon responsable de l’éthique?

Dans ce cas, le commissaire décidera si vos intérêts financiers posent problème en vertu des règles relatives aux conflits d’intérêts et, le cas échéant, vous donnera des directives quant aux mesures à prendre pour remédier au problème, par exemple le transfert de la propriété ou du contrôle d’un actif à un tiers neutre.

Les renseignements financiers sont-ils traités de façon confidentielle?

Le commissaire traite les renseignements financiers des fonctionnaires comme de l’information confidentielle. Les renseignements sont conservés de façon sécuritaire et seul le personnel dûment autorisé peut les consulter. Ils ne sont aussi divulgués qu’avec le consentement du fonctionnaire, sauf si la divulgation est nécessaire aux termes de la Loi ou d’autres lois.

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