Approbation des règles relatives aux conflits d’intérêts

D’où vient le pouvoir d’approbation du commissaire lui permettant d’approuver ces règles?

Selon l’article 59 (2) de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario (la Loi), le commissaire a le pouvoir d’approuver des règles relatives aux conflits d’intérêts proposées par un organisme public, s’il est d’avis qu’elles établissent un niveau de respect de l’éthique qui est au moins équivalent à celui établi par les règles relatives aux conflits d’intérêts prescrites en vertu du Règlement de l’Ontario 381/07 (le Règlement).

Les organismes publics sont-ils tenus de proposer des règles relatives aux conflits d’intérêts?

Non. Tous les organismes publics sont assujettis aux règles relatives aux conflits d’intérêts dans le Règlement. Ces règles sont assez générales pour englober la plupart des situations. Les organismes publics ne doivent donc généralement pas établir leurs propres règles. Au lieu d’élaborer des règles, un organisme public peut rédiger des documents interprétatifs pour aider ses employés et les personnes nommées à comprendre et à appliquer les règles du Règlement. Ces documents d’interprétation n’ont pas à être approuvés par le commissaire, mais ce dernier peut les examiner sur demande.

Dans quelle situation un organisme public devrait-il établir ses propres règles?

Un organisme public peut choisir d’élaborer ses propres règles s’il veut établir un niveau de respect de l’éthique qui dépasse celui des règles relatives aux conflits d’intérêts prescrites par le Règlement. Par exemple :

  • En vue d’interdire à d’anciens fonctionnaires de témoigner à titre de représentants ou de témoins devant un organisme public pour une période de douze mois;
  • En vue d’interdire aux fonctionnaires de participer à certaines activités particulières qui sont réglementées par un organisme public.

Reproduire le Règlement en y ajoutant quelques petits changements, tels que l’ajout du nom actuel de l’organisme public, est insuffisant pour l’approbation du commissaire. Le Règlement s’applique aux organismes publics « qui nécessitent des modifications », ce qui permet d’intégrer des ajustements mineurs contextuels.

Que devraient inclure les règles d’un organisme public?

Dans la mesure du possible, les règles d’un organisme public devraient reprendre les termes et suivre la forme du Règlement et devraient comprendre une partie spécifique qui contient d’autres règles sur les conflits d’intérêts qui sont propres à l’organisme public. Ces règles devraient inclure les exigences pour les employés et les personnes nommées qui travaillent (employés actuels) ou qui ont travaillé (anciens employés) pour l’organisme public. Les règles devraient également clarifier quels postes pour employés ou membres du conseil devraient être considérés des « postes supérieurs désignés » et assujettis à d’autres exigences pour anciens employés. Les organismes publics peuvent choisir d’inclure, dans leurs règles, des éléments de procédure, ainsi que des résumés des règles sur les activités politiques ou la divulgation des actes répréhensibles.

Les règles ne devraient pas inclure des sujets externes au règlement de la conduite éthique – notamment des règles sur la tenue de livres, la sécurité, la gestion des ressources humaines, la procédure des griefs, la surveillance, l’application de la loi et ainsi de suite. Ces sujets dépassent la compétence du commissaire.

Comment un organisme public enclenche-t-il le processus d’approbation?

Un organisme public qui souhaite établir des règles relatives aux conflits d’intérêts devrait d’abord consulter le commissaire. S’il décide de poursuivre le processus, l’organisme public devra soumettre ses propositions de règles en se servant de l’outil d’évaluation offert sur le site du commissaire. Les règles et le formulaire d’évaluation rempli devront ensuite être envoyés par voie électronique à l’adresse coicommissioner@ontario.ca.

À quoi doit s’attendre un organisme public après avoir soumis ses propositions de règles?

Le commissaire utilisera le formulaire d’évaluation pour faciliter la comparaison entre les règles proposées et les normes relatives aux conflits d’intérêts prescrites par le Règlement. L’organisme public peut se faire demander de fournir des renseignements supplémentaires ou des clarifications concernant les règles proposées. Il se peut aussi que le commissaire souhaite discuter de modifications nécessaires à la conformité des règles avec le Règlement ou la Loi. L’organisme public sera mis au courant du résultat de l’évaluation.

À quel moment les règles relatives aux conflits d’intérêts entrent-elles en vigueur?

Les règles approuvées entrent en vigueur lorsqu’elles sont publiées sur le site du commissaire. Le bureau du commissaire se charge, préalablement à la publication, de faire traduire les règles en français et de les rendre accessibles aux malvoyants. La date d’entrée en vigueur apparaît sur le site Web. Le commissaire communique avec l’organisme public au moment de l’approbation des règles proposées et de la publication de celles-ci.

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