Approbation des plans sur l’éthique pour des tribunaux décisionnels ou des groupes de tribunaux décisionnels

Pourquoi un tribunal décisionnel ou un groupe de tribunaux décisionnels doivent-ils avoir plan sur l’éthique?

Selon la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux, chaque tribunal décisionnel et chaque groupe de tribunaux décisionnels doivent avoir un plan sur l’éthique. Ce plan sur l’éthique est un des documents de responsabilisation publique du tribunal. Les autres documents de responsabilisation publique sont le mandat et la mission, la politique de consultation, la politique sur les normes de service, et le cadre de responsabilisation des membres.

Quand doit-on soumettre un plan sur l’éthique pour approbation?

Le plan sur l’éthique doit être approuvé par le commissaire aux conflits d’intérêts. D’autres documents de responsabilisation publique sont approuvés par le ministre responsable du tribunal. Chaque trois ans, un tribunal décisionnel doit réviser son plan sur l’éthique, ainsi que les autres documents de responsabilisation publique, pour déterminer s’ils ont besoin d’être modifiés. Le commissaire doit approuver le plan révisé.

Que doit comporter un plan sur l’éthique?

Selon le Règlement de l’Ontario 91/11, un plan sur l’éthique doit comporter une description des pratiques et procédures pour s’assurer que les membres du tribunal prennent conscience:

  • des règles de la conduite éthique et des activités politiques de la Loi sur la fonction publique de l’Ontario et ses règlements, et
  • du code de conduite qui fait partie du cadre de responsabilisation des membres

Les pratiques et les procédures doivent comprendre un avis annuel aux membres contenant des renseignements concernant les deux points qui precedent.

Un avis annuel avec des renseignements est-il suffisant pour un plan sur l’éthique? 

En effet, un plan sur l’éthique est un plan d’orientation et d’éducation pour l’éthique du tribunal. Des plans seront donc approuvés si un tribunal démontre sa compréhension de ses obligations à orienter ou éduquer. Un plan doit inclure un avis annuel contenant des renseignements sur les règles d’éthique et le code de conduite, mais un plan qui n’inclut que ce type d’avis est insuffisant.

Que veut-on dire par une description des pratiques et procédures? 

En plus d’un avis annuel sur les règles d’éthique et le code de conduite, un plan sur l’éthique doit contenir une description d’autres pratiques et procédures qui assurent aussi que les membres du tribunal prennent conscience de ces thèmes. Le commissaire ne doit pas approuver les pratiques et procédures courantes, qui pourraient être plus détaillées et figurer dans un document à part. Ce qui doit être approuvé est la description de ces pratiques et procédures formant le plan du tribunal sur l’orientation ou l’éducation en éthique.

Plusieurs choses peuvent être faites pour assurer que les membres du tribunal prennent conscience des règles en vertu de la loi et du code de conduite. Le commissaire ne doit pas prescrire ou favoriser certaines pratiques et procédures. Celles-ci sont élaborées par le tribunal selon son mandat, ses fonctions et ses réalités opérationnelles. Le commissaire se concentre sur la description de telles pratiques et procédures, c’est-à-dire le plan sur l’éthique, et qu’elles soient complètes, réfléchies et diligentes.

À titre d’exemple, des pratiques et procédures peuvent inclure ce qui suit:

  • offrir aux nouveaux membres du tribunal des renseignements sur des règles sur l’éthique en vertu de la loi et le code de conduite dans leur orientation ou dans le processus de prise en charge
  • offrir en ligne ou en personne de la formation ou des sessions d’information sur les exigences sur l’éthique à des moments précis qui sont appropriés pour l’organisme (par exemple, chaque trois ans)
  • demander aux membres de signer un document une fois qu’ils ont pris conscience de leurs obligations éthiques au moment de leur nomination et à des moments qui sont appropriés pour l’organisme
  • Élaborer ou donner l’accès aux ressources pour aider les membres du tribunal à se conformer aux exigences éthiques tels des liens à des sites Web gouvernementaux (incluant celui du commissaire), des guides ou des lignes directrices sur l’éthique, des occasions de formation à l’externe, etc. 

Comment un tribunal décisionnel doit-il entamer le processus?

Un plan sur l’éthique devrait être élaboré dans les 12 mois de la formation d’un tribunal décisionnel ou de la formation d’un groupe de tribunaux. Les tribunaux regroupés élaborent conjointement un plan sur l’éthique et d’autres documents de responsabilisation. Dès que le plan sur l’éthique est approuvé par le président du tribunal (président exécutif pour un groupe), il doit être envoyé au commissaire pour approbation. De la même façon, dès qu’un plan sur l’éthique modifié est approuvé par le président, soit après la période obligatoire de trois ans avant une révision ou à tout autre moment, il doit être soumis au commissaire.

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