Se conférer un avantage, partie 1 (C04-15/16)

Un organisme public souhaitait nommer un président qui était aussi bénéficiaire d’un de ses programmes et dont un partenaire d’affaires siégeait déjà au conseil.

L’organisme public jugeait acceptable que certains membres du conseil soient des bénéficiaires de programmes, puisque de tels membres mettaient leur expertise au profit du conseil. L’organisme public était conscient du risque de conflit et avait établi des mécanismes visant à atténuer les répercussions d’un tel conflit. Il entendait notamment limiter la participation du conseil aux questions opérationnelles liées aux programmes et exiger que les membres déclarent tout conflit potentiel lors de chaque réunion du conseil et se récusent de certaines discussions et décisions.

Le commissaire a conclu que ces mesures pouvaient s’appliquer au nouveau président et a suggéré que tout conflit d’intérêts potentiel et toute question relative à des activités politiques qui touchent le partenaire d’affaires du président soient renvoyés au commissaire en vertu du paragraphe 65(6) de la Loi.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 3, 6, 8 & 9.

Intérêts privés et obligations publiques (M07-16/17)

Un nouveau fonctionnaire dont le poste le mettait en rapport direct avec des intervenants du secteur agricole et du milieu rural, y compris pour surveiller des ententes de paiement de transfert avec des organismes agroalimentaires, a déclaré que sa famille et lui étaient très actifs dans le milieu de l’agroalimentaire en dehors de son travail dans la fonction publique. Dans sa déclaration, il décrivait son rôle personnel dans une entreprise agricole familiale et son rôle de bénévole pour un organisme œuvrant dans les domaines du développement économique et de l’alimentation locale qui pouvait demander le financement public de ses projets. Il expliquait aussi que des membres de sa famille immédiate et élargie étaient actifs au sein d’organismes communautaires et d’organismes provinciaux ruraux qui recevraient des fonds publics.

En évaluant le risque de conflit réel ou perçu, le responsable de l’éthique a pris en compte la capacité du fonctionnaire d’accorder un traitement préférentiel, d’approuver du financement public et de divulguer des renseignements confidentiels. Il a effectué cette évaluation dans le contexte du poste et des activités extérieures de l’employé en tenant notamment compte du rôle de premier plan de l’employé, qui le mettait en rapport avec des intervenants, du profil des membres de sa famille ainsi que des liens entre ses activités commerciales publiques et privées.

L’employé a principalement reçu instruction de séparer son rôle de fonctionnaire de ses activités personnelles et d’éviter de donner l’impression qu’il accordait un traitement préférentiel en veillant à ce que des processus publics soient suivis pour le traitement des demandes de participation d’entreprises agricoles à des programmes gouvernementaux. Il devait exercer ses activités personnelles en dehors de ses heures de travail sans utiliser les ressources du gouvernement. Il devait prendre un congé autorisé s’il devait exercer ses activités pendant une journée de travail normale. Ses fonctions et responsabilités au gouvernement devaient primer.

L’employé a aussi reçu l’ordre d’éviter les situations dans lesquelles il pourrait donner des conseils à un membre de sa famille à titre de fonctionnaire. Si une telle situation se produisait, il devait en avertir son chef, puis suivre ses instructions pour orienter le membre de sa famille vers les bonnes personnes.

En participant aux activités d’organismes externes, l’employé devait s’abstenir d’adopter un comportement pouvant donner l’impression qu’il représentait le ministère ou la Couronne. On lui a interdit de participer à la préparation de demandes et de signer des demandes, et il a reçu l’ordre de se récuser dans des discussions sur les demandes de financement présentées au gouvernement de l’Ontario, y compris à ses organismes. Il a aussi reçu instruction d’informer les présidents des organismes concernés de ses obligations de fonctionnaire relativement aux conflits d’intérêts, et surtout de les avertir qu’il ne pouvait prendre part aux discussions sur le financement public accordé à l’organisme.

On a rappelé à l’employé qu’il était interdit à tous les fonctionnaires d’utiliser ou de divulguer des renseignements confidentiels dans le cadre de leurs activités publiques ou privées.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 3, 5, 6, 8 & 9.

Engagement auprès d’une association professionnelle (M12-16/17)

Le chef d’une employée a révélé qu’elle participait aux activités d’une association professionnelle dans le cadre de ses fonctions ministérielles. Au sein de cette association, l’employée était vice-présidente d’un comité responsable de dossiers liés à son travail au ministère. Le comité était aussi chargé de collaborer avec le gouvernement provincial et de fournir de l’information aux décideurs.

Le responsable de l’éthique a déterminé que la participation aux activités du comité faisait partie des fonctions ministérielles de l’employée, ce qui exemptait celle-ci des restrictions de l’article 8 du Règlement de l’Ontario 381/07 applicables aux activités extérieures.

Quant à l’article 5, le responsable de l’éthique estimait que l’association professionnelle et le comité dont l’employée faisait partie s’intéressaient à des domaines liés à ses fonctions ministérielles, ce qui rendait très pertinentes les règles sur les renseignements confidentiels. Pour ce qui est de l’article 9, le responsable de l’éthique croyait que, compte tenu du mandat du comité dont l’employée faisait partie, un conflit d’intérêts pourrait surgir à propos de la participation à la prise, par un organisme ou un groupe, de décisions par suite desquelles les intérêts de l’organisme ou du groupe pourraient entrer en conflit avec ceux de la Couronne.

Le responsable de l’éthique a déterminé que la participation de l’employée aux activités de l’association professionnelle dans le cadre de ses fonctions ministérielles ainsi que son rôle de vice-présidente d’un comité étaient acceptables, pourvu que l’employée suive les règles sur les conflits d’intérêts et les autres instructions applicables. Notamment, il a ordonné à l’employée d’avertir le comité si celui-ci prenait une décision dont elle pourrait tirer un avantage ou par suite de laquelle les intérêts du comité pourraient entrer en conflit avec ceux de la Couronne, ainsi que de se récuser concernant cette décision.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 5 & 9.

Postes de professeur adjoint (M13-16/17)

Des scientifiques à l’emploi d’un ministère ont révélé au responsable de l’éthique qu’ils avaient été nommés professeurs auxiliaires à différents établissements d’enseignement dans le cadre de leurs fonctions ministérielles. Certains d’entre eux ont contribué à un programme ministériel de subventions en science en examinant les demandes de subventions des chercheurs de divers établissements.

Le responsable de l’éthique a déterminé que le rôle de professeur adjoint faisait partie des fonctions ministérielles des employés, ce qui exemptait ceux-ci des restrictions de l’article 8 du Règlement de l’Ontario 381/07 applicables aux activités extérieures. Quant à l’article 5, le responsable de l’éthique estimait que la plupart des employés enseignaient, comme professeurs auxiliaires, des matières liées à leurs fonctions ministérielles, ce qui rendait très pertinentes les règles sur les renseignements confidentiels. Pour ce qui est des articles 6 et 9, le responsable de l’éthique croyait que, puisque certains des employés examinaient des demandes de subventions reçues d’établissements d’enseignement dans le cadre d’un programme ministériel de subventions en science, un conflit d’intérêts pourrait surgir quant à un traitement préférentiel ou à la participation à la prise, par la Couronne, d’une décision dont un employé pourrait tirer un avantage.

Le responsable de l’éthique a déterminé que la nomination des employés comme professeurs auxiliaires dans le cadre de leurs fonctions ministérielles était acceptable, pourvu que les employés suivent les règles sur les conflits d’intérêts et les autres instructions applicables. Notamment, il a interdit aux employés de participer à l’examen ou à l’évaluation des demandes présentées au ministère par les établissements d’enseignement où ils occupaient un poste de professeur auxiliaire, et surtout des demandes de subventions. Il leur a aussi interdit de participer à la préparation des demandes à soumettre au ministère au nom de ces établissements, et surtout des demandes de subventions.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 5, 8 & 9.

Emploi pendant la continuation du salaire (1) (M14-16/17)

Un employé occupant un « poste supérieur désigné » au sein d’un ministère a reçu une offre d’emploi d’un organisme avec qui il a eu des rapports dans le cadre de ses fonctions ministérielles et qui a reçu des fonds du ministère. Il était admissible à la retraite, avait quitté son lieu de travail et souhaitait accepter l’offre et commencer à exercer l’emploi extérieur pendant que son salaire était maintenu (en demeurant sur la feuille de paye).

Le ministère a obtenu comme conseil juridique de continuer à assujettir les employés dont le salaire est maintenu aux règles sur les conflits d’intérêts en situation d’emploi, mais de les considérer comme en congé et, donc, de les exempter de la restriction applicable aux emplois extérieurs à temps plein. Or, le sous-ministre craignait que l’on puisse croire que l’employé utilisait des renseignements confidentiels ou en divulguait à l’organisme, en violation des paragraphes 5(1) et 5(2) du Règlement de l’Ontario 381/07, et qu’il participait à la prise, par l’organisme, de décisions susceptibles d’entrer en conflit avec les intérêts de la Couronne, en violation du paragraphe 9(3).

Le sous-ministre a déterminé que l’employé pourrait se trouver en conflit d’intérêts s’il acceptait l’offre d’emploi alors qu’il travaillait encore au ministère, mais l’y a autorisé après avoir assigné à un autre chef son travail auprès de l’organisme externe. Il a donné à l’employé des instructions relatives à la divulgation de renseignements confidentiels et à l’interdiction de parler des fonds versés par le ministère. Il a également conseillé à l’employé d’obtenir une décision de la Commission de la fonction publique quant au conflit d’intérêts possible après sa période d’emploi avant d’accepter l’offre.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 5 & 9.

Partir à son compte, première partie (C01-14/15)

Une haute fonctionnaire désignée d’un organisme public était en congé payé. À la fin de son congé, elle devait prendre sa retraite. La fonctionnaire souhaitait travailler comme consultante indépendante pendant son congé payé, en prenant appui sur sa carrière de fonctionnaire, et on lui avait déjà fait miroiter des occasions spécifiques.

Le commissaire a déterminé que pendant que la fonctionnaire était en congé payé, elle pouvait offrir des services de consultations indépendants, dans des situations précises, mais que les règles sur les conflits d’intérêts en situation d’emploi continuaient de s’appliquer. Le travail de la fonctionnaire à titre de consultante ne devait pas entrer en conflit avec ses fonctions au service de l’État et dans le cadre de son travail de consultation, nul ne devait tirer un avantage du fait de son emploi au sein de l’organisme public. En outre, la fonctionnaire ne devait pas sembler accorder un traitement préférentiel aux clients de l’organisme public. Plus précisément, la fonctionnaire ne devait pas participer aux discussions menées et aux décisions prises par d’autres entités relativement aux clients de l’organisme public.

Le commissaire a rappelé à la fonctionnaire qu’à la retraite, les règles sur les conflits d’intérêts après l’emploi s’appliqueront, y compris l’interdiction d’un an relative au lobbying et à l’emploi.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 6, 8 & 9.

Participant et décisionnaire? (C05-13/14)

D préside un organisme public. Il a par ailleurs profité de certains des programmes que cet organisme réglemente, finance et supervise. Vu sa nature assez spéciale, l’organisme en question ne pourrait pas fonctionner de manière efficace sans le savoir-faire et l’expérience de membres tels que D. D a demandé au commissaire de déterminer si, compte tenu de son rôle de président, il pouvait ou non continuer de participer à la prise de décisions concernant ces programmes.

Le commissaire a déterminé que D risquait de contrevenir aux règles relatives aux conflits d’intérêts énoncées aux articles 3, 6 et 9 du Règlement de l’Ontario 381/07. Bien qu’il puisse lui être permis d’agir aussi bien en tant que participant que comme décisionnaire dans certains cas, le fait est que chaque situation doit être évaluée séparément. D devrait s’excuser de toute discussion ou prise de décision touchant les programmes auxquels il pourrait aussi être amené à participer. Le commissaire a suggéré que D se pose deux questions avant de prendre part à une quelconque prise de décision concernant de tels programmes :

  1. S’il prenait part à un processus de prise de décision concernant le programme, quelle influence pourrait-il avoir sur la décision qui serait prise?
  2. Quelle est la vraisemblance qu’une telle décision ou sa participation au processus de prise de décision lui confère un avantage?

Les décisions prises par le conseil au sujet d’une personne individuelle participant au programme, bien que peu fréquentes, sont importantes en ce sens qu’elles peuvent établir un précédent pour le fonctionnement de l’organisme susceptible d’être avantageux pour d’autres bénéficiaires du même programme. Ainsi, le risque que D contrevienne aux règles relatives aux conflits d’intérêts est élevé, si D participe à ce type de discussions et de prises de décisions.

Le commissaire a toutefois rappelé qu’il n’y avait pas de règle précise permettant de dire dans quelles circonstances D devrait s’abstenir de participer aux prises de décisions concernant ces programmes. Il appartient à D de tenir compte, au cas par cas, de la relation entre ses actions et tout avantage potentiel et de se retirer des discussions ou prises de décisions en conséquence.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 3 & 9.

Deux mondes en collision? (C07-13/14)

B a été nommé au conseil d’un organisme public. Il siège déjà à un autre conseil d’administration. Récemment, le mandat de l’organisme public a changé, et les deux organismes interagiront désormais plus que par le passé. Le président de l’organisme public a pris conseil auprès du commissaire pour savoir s’il serait possible ou non de reconduire B dans ses fonctions d’administrateur après expiration de la durée de sa nomination actuelle.

Le commissaire a répondu que cette situation laissait entrevoir de possibles conflits d’intérêts en raison des doubles obligations de B envers l’organisme public et l’autre. Il a suggéré différentes façons d’atténuer les risques de tels conflits, et notamment que B se retire de toute discussion et prise de décision relatives à des questions touchant les deux organismes. Le commissaire a par ailleurs ajouté que si de telles questions devaient survenir fréquemment, il y avait à craindre que B ne puisse plus faire de contribution utile à l’organisme public, auquel cas il devrait faire un choix et ne continuer à travailler que pour l’un des deux organismes.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 8 & 9.

La nomination d’une personne à un poste à temps partiel (C09-12/13)

Le commissaire a été consulté pour obtenir son avis au sujet de la nomination d’une personne à un poste à temps partiel au sein d’un organisme public. Le demandeur craignait que la nomination ne donne lieu à des conflits d’intérêts, vu que la personne dont la nomination était envisagée avait, dans le cadre de son emploi externe, fourni des services à l’organisme public et étroitement collaboré avec lui.

Le commissaire a estimé que l’emploi externe de la personne dont la nomination était envisagée pouvait en effet donner naissance à des conflits d’intérêts, mais qu’il était possible de limiter le risque d’un tel conflit en imposant des restrictions à la personne en question dans ses activités aussi bien au sein de l’organisme public que dans son autre emploi. Le commissaire a suggéré de voir à ce que la personne, une fois nommée, s’abstienne d’intervenir, au sein de l’organisme public, dans les discussions, prises de décision ou autres activités liées à son employeur externe; et que pareillement, dans le cadre de l’exercice de ses fonctions pour son employeur externe, cette personne se retire de toute discussion, prise de décisions ou autres touchant l’organisme public.

Le commissaire a suggéré que la stratégie de réduction des risques soit communiquée aux membres du conseil et du personnel de l’organisme public, à l’employeur externe de la personne concernée, et au grand public. Ceci aurait pour avantage de promouvoir la conformité aux règles et de contrer la perception possible que l’organisme public puisse accorder un traitement préférentiel à l’employeur de la personne nommée.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 8 & 9.

Associée à une tierce partie (C11-12/13)

Le président d’un organisme public a pris conseil auprès du commissaire au sujet d’une personne qui siège au conseil de l’organisme et dont la société privée s’était associée à une tierce partie pour fournir des services de consultation divers, dont certains ont directement rapport au mandat de l’organisme public. Il était anticipé que la tierce partie réponde à une prochaine demande de propositions de l’organisme public. Le membre du conseil avait pris des mesures concrètes pour s’assurer que sa société privée l’exclue de toute activité liée à cette tierce partie, et notamment de toute discussion ou prise de décision touchant les dossiers qui ont rapport au mandat de l’organisme public.

Le commissaire s’est dit satisfait des mesures déjà prises par le membre du conseil. Pour réduire plus encore le risque que qui que ce soit puisse penser que la tierce partie bénéficie d’un traitement préférentiel du fait de la position du membre du conseil au sein de l’organisme public, le commissaire a suggéré au membre du conseil de se retirer également de toute discussion ou prise de décision au sein de l’organisme public liée à la demande de proposition ou à la tierce partie. Le commissaire a ajouté que, comme toujours, pareil retrait devait être consigné par écrit et communiqué aux autres membres du conseil d’administration.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 9.