Participant et décisionnaire? (C05-13/14)

D préside un organisme public. Il a par ailleurs profité de certains des programmes que cet organisme réglemente, finance et supervise. Vu sa nature assez spéciale, l’organisme en question ne pourrait pas fonctionner de manière efficace sans le savoir-faire et l’expérience de membres tels que D. D a demandé au commissaire de déterminer si, compte tenu de son rôle de président, il pouvait ou non continuer de participer à la prise de décisions concernant ces programmes.

Le commissaire a déterminé que D risquait de contrevenir aux règles relatives aux conflits d’intérêts énoncées aux articles 3, 6 et 9 du Règlement de l’Ontario 381/07. Bien qu’il puisse lui être permis d’agir aussi bien en tant que participant que comme décisionnaire dans certains cas, le fait est que chaque situation doit être évaluée séparément. D devrait s’excuser de toute discussion ou prise de décision touchant les programmes auxquels il pourrait aussi être amené à participer. Le commissaire a suggéré que D se pose deux questions avant de prendre part à une quelconque prise de décision concernant de tels programmes :

  1. S’il prenait part à un processus de prise de décision concernant le programme, quelle influence pourrait-il avoir sur la décision qui serait prise?
  2. Quelle est la vraisemblance qu’une telle décision ou sa participation au processus de prise de décision lui confère un avantage?

Les décisions prises par le conseil au sujet d’une personne individuelle participant au programme, bien que peu fréquentes, sont importantes en ce sens qu’elles peuvent établir un précédent pour le fonctionnement de l’organisme susceptible d’être avantageux pour d’autres bénéficiaires du même programme. Ainsi, le risque que D contrevienne aux règles relatives aux conflits d’intérêts est élevé, si D participe à ce type de discussions et de prises de décisions.

Le commissaire a toutefois rappelé qu’il n’y avait pas de règle précise permettant de dire dans quelles circonstances D devrait s’abstenir de participer aux prises de décisions concernant ces programmes. Il appartient à D de tenir compte, au cas par cas, de la relation entre ses actions et tout avantage potentiel et de se retirer des discussions ou prises de décisions en conséquence.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 3 & 9.

Acceptation à des candidatures un poste (C06-13/14)

M a été nommé à un organisme public. Il a fait savoir qu’il voulait postuler un emploi au sein du même organisme. Sa responsable de l’éthique s’est renseignée auprès du commissaire pour savoir quelles mesures l’organisme public pouvait prendre pour minimiser les risques de conflits d’intérêts dans cette situation.

Le commissaire a confirmé que les règles relatives aux conflits d’intérêts n’empêchent pas une personne nommée à un poste au sein d’un organisme public de se porter candidate à un autre emploi au sein du même organisme. Toutefois, si un organisme public embauche une personne préalablement nommée à un poste en son sein, cela pourrait soulever des inquiétudes quant à la question de savoir si cette personne a bénéficié d’un traitement préférentiel ou si elle a profité de son poste existant pour obtenir l’autre emploi.

Afin de minimiser tout risque de traitement préférentiel, le commissaire a conseillé à la responsable de l’éthique de veiller à ce que :

  1. la description de fonctions ne favorise pas M.;
  2. le concours soit ouvert à d’autres candidates ou candidats;
  3. l’administration du concours ne soit pas confiée à des membres du personnel ayant eu des rapports étroits avec M.

Le commissaire a par ailleurs noté ce qui suit :

  1. les organismes publics feraient mieux de ne pas inclure une personne nommée à son poste dans des discussions relatives à une future vacance, s’il est possible qu’ils envisagent de combler celle-ci en attribuant le poste à la personne en question;
  2. une personne nommée à un poste au sein d’un organisme public devrait renoncer à ce poste si elle obtient un autre emploi au sein du même organisme.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 3 & 6.

Des paiements d’un ancien employeur (C08-11/12)

Le président d’un organisme public décisionnel avait droit à des paiements d’un ancien employeur pour une période de 12 mois. Cet ancien employeur représentait régulièrement des clients devant cet organisme. Le président a demandé une décision sur la question de savoir si cet arrangement présentait un risque de conflit d’intérêts.

Il y a un risque de conflit d’intérêts lorsque le gouvernement interagit avec l’ancien employeur ou associé d’un fonctionnaire. Ce risque s’aggrave lorsque le fonctionnaire a des rapports financiers avec son ancien employeur. Un citoyen pourrait conclure que le fonctionnaire serait porté à protéger les intérêts financiers de son ancien employeur. En l’occurrence, ce dernier ne versait pas d’argent au président pour que ce dernier lui fournisse des services. Cependant, ces paiements reposaient sur la viabilité de l’entreprise de l’ancien employeur. Pour cette raison, le commissaire a décidé que cet arrangement posait un risque de conflit d’intérêts.

Le commissaire a suggéré au président de mettre fin à sa relation financière avec son ancien employeur afin de réduire le risque de conflit. En bout de ligne, le président et son ancien employeur ont restructuré leur arrangement afin que ce dernier prévoie le versement d’un montant forfaitaire.

En outre, le président a convenu de se retirer de l’étude de toute question faisant intervenir son ancien employeur ou ses clients pendant les 12 mois suivants. Par la suite, selon la situation, le président devra se retirer de l’étude de certaines questions intéressant son ancien employeur ou ses clients.

Le commissaire a également rappelé au président de s’assurer que les personnes ou entités avec qui il a interagi par le passé ne reçoivent pas et ne semblent pas recevoir de traitement préférentiel.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 3, 5, 9.

Les intérêts professionnels d’un conjoint (C08-09/10)

Un fonctionnaire s’inquiétait de la possibilité d’un conflit d’intérêts découlant des intérêts professionnels de son conjoint dans une affaire examinée par le gouvernement de l’Ontario. Le fonctionnaire a demandé au commissaire, en sa qualité de responsable de l’éthique, de déterminer si suffisamment de mesures étaient en place pour réduire au minimum le risque de contrevenir aux règles sur les conflits d’intérêts. Voici les mesures prises par le fonctionnaire :

  • Un autre fonctionnaire exercerait les fonctions du fonctionnaire lorsque l’affaire ferait l’objet d’une discussion ou d’un examen et dans toute autre situation imprévue.
  • Le fonctionnaire a divulgué les intérêts du conjoint, s’est retiré des discussions ou des décisions relatives à l’affaire et a évité d’examiner les documents portant sur l’affaire.

Le commissaire a affirmé que ces mesures permettraient de dissocier le fonctionnaire de l’affaire et atténueraient donc le risque d’un éventuel conflit d’intérêts.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 3 & 6.

Non capable de disposer des avoirs (C09-09/10)

Un haut fonctionnaire avait des intérêts financiers se rapportant au secteur d’activités dans lequel il assumait des responsabilités. Le responsable de l’éthique du fonctionnaire a acheminé l’affaire au commissaire pour qu’il rende une décision.

Compte tenu de certaines caractéristiques des avoirs et des limites connexes liées au transfert des avantages tirés d’investissements, le fonctionnaire n’a pas été capable de disposer des avoirs. En conséquence, le commissaire a enjoint au fonctionnaire de prendre les mesures suivantes afin d’atténuer le risque d’un conflit d’intérêts :

  • Éviter de consulter l’information portant sur les entités touchées par les avoirs;
  • Veiller à ne pas renouveler les investissements lorsqu’ils arriveraient à échéance;
  • Éviter d’acquérir d’autres intérêts dans le secteur d’activités.

Pour réduire au minimum l’impression que l’une des entités pourrait recevoir un traitement préférentiel en obtenant de l’information avant qu’elle soit communiquée au grand public, le commissaire a en outre recommandé au ministère du fonctionnaire de normaliser sa pratique existante afin de communiquer l’information à toutes les entités intéressées simultanément.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 3 & 8.

Paiement reçu (C14-09/10)

Un fonctionnaire dont le commissaire est le responsable de l’éthique lui a demandé conseil après avoir reçu un paiement unique d’environ 900 $ pour avoir assisté à un événement pour le compte du gouvernement de l’Ontario.

Le commissaire a indiqué que les règles concernant l’interdiction d’accepter des dons supérieurs à la valeur nominale ne s’appliquaient pas étant donné que la somme n’avait pas été reçue d’une personne, d’une entité ou d’un groupe interdit. Toutefois, le fonctionnaire a reçu le paiement lorsqu’il travaillait pour le gouvernement et avait donc déjà reçu un salaire pour ce travail. Par conséquent, le paiement représenterait un avantage si le fonctionnaire décidait de le garder et cela contreviendrait à l’article 3. Le commissaire a donc conclu que l’acceptation du paiement violerait les règles sur les conflits d’intérêts sauf si le paiement visait à rembourser le fonctionnaire pour des dépenses autorisées non remboursées qu’il a engagées au moment d’assister à l’événement.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 3 & 4.

Un consultant (C18-09/10)

Le Secrétariat des nominations a demandé conseil au commissaire au sujet d’une nomination proposée au sein d’un organisme public. La personne proposée pour cette nomination était un consultant auprès d’une institution qui faisait régulièrement affaire avec l’organisme public. Le commissaire devait déterminer si cette nomination pouvait entraîner des conflits d’intérêts.

Le commissaire a indiqué qu’un conflit d’intérêts pourrait survenir si la personne était nommée. Le commissaire était d’avis que la personne serait susceptible d’obtenir un avantage financier (parce qu’elle effectuerait plus de travail de consultation) en prenant part aux décisions de l’organisme sur des dossiers favorisant l’institution. De plus, l’affiliation de cette personne avec l’institution pourrait donner l’impression d’un traitement préférentiel envers l’institution.

Pour réduire le risque de tout conflit d’intérêts potentiel, le commissaire a conseillé au Secrétariat d’exiger de la personne, si elle était nommée au sein de l’organisme public, qu’elle ne fournisse plus de services de consultation à l’institution. De plus, pour ne pas risquer de donner continuellement l’impression d’un traitement préférentiel, le commissaire a suggéré que le Secrétariat et l’organisme public divulguent les services de consultation fournis dans le passé par la personne nommée.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 3, 6, 8.

Une décision pourrait générer des occasions de revenus (C09-08/09)

Le président d’un organisme consultatif a demandé conseil au commissaire pour savoir si une personne nommée de l’organisme pouvait bénéficier d’une décision rendue par l’organisme dans l’exécution de son mandat. Plus précisément, la décision pourrait générer des occasions de revenus pour la personne nommée.

Le paragraphe 3(1) du Règlement stipule qu’un fonctionnaire ne doit pas utiliser son emploi pour, directement ou indirectement, se conférer un avantage à lui-même ou en conférer un à son conjoint ou à ses enfants, ni tenter de le faire. Le paragraphe 9(1) stipule qu’un fonctionnaire ne doit pas participer à la prise d’une décision par la Couronne en ce qui concerne une question sur laquelle il peut avoir une influence dans le cadre de ses fonctions s’il peut tirer un avantage de la décision.

Le commissaire a suggéré au président d’examiner la probabilité que la personne nommée tire un avantage de la décision. Plus étroit est le lien entre les intérêts d’une personne nommée et la décision précise, plus la probabilité de conflit d’intérêts est grande. Dans les cas où la décision d’un organisme public pourrait constituer un avantage pour une grande proportion de la population, la décision ne peut pas être raisonnablement vue comme un avantage pour la personne nommée.

Le commissaire a indiqué que si le président se demandait si la participation de la personne nommée au processus de prise de décision pouvait contrevenir aux règles sur les conflits d’intérêts, il devrait prendre les mesures nécessaires pour réduire le risque au minimum. Pour aider le président à déterminer les mesures pour réduire le risque de conflit d’intérêts, le commissaire a porté à l’attention du président une série d’options offertes par les responsables de l’éthique en pareilles situations :

  • En vertu du paragraphe 9(2) du Règlement, le président peut autoriser la personne nommée à participer au processus décisionnel si, par exemple, le fait d’empêcher la personne nommée de participer à la prise de décision perturbait grandement le fonctionnement de l’organisme.
  • En vertu du paragraphe 9(2) du Règlement, le président peut autoriser une personne nommée à participer au processus décisionnel à l’étape de collecte des renseignements, mais l’empêcher de participer aux délibérations et de contribuer à la décision finale.
  • En vertu de l’article 1(4) du Règlement, le président peut demander à une personne nommée de se récuser des discussions, délibérations et prises de décisions.

Le commissaire a indiqué que pour déterminer l’option la plus appropriée, le président devrait tenir compte des avantages potentiels de la décision pour la personne nommée, si cette dernière participe au processus décisionnel.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 3 & 9.

Conseil au sujet de nomination (C13-07/08)

Le ministre a demandé conseil au commissaire au sujet du projet de nomination d’une personne à un organisme en particulier.

Le commissaire a expliqué que son rôle prévu au paragraphe 1(4) du Règlement de l’Ontario 384/07 consistait à offrir au ministre une aide dans son évaluation de tout conflit d’intérêts réel ou potentiel auquel pourrait faire face la personne dont la nomination est proposée, comme le décrivent la LFPO et son règlement d’application.

Le commissaire a indiqué que l’évaluation du ministre doit tenir compte du rôle potentiel de la personne au sein de l’organisme, de ses activités passées et présentes, de ses intérêts financiers et autres, et doit tenir compte du fait que ces activités et intérêts pourraient remettre en question l’intégrité, l’impartialité ou l’indépendance de l’organisme. Plus particulièrement, le commissaire a porté à l’attention du ministre l’article 3 du Règlement de l’Ontario 381/07, visant les personnes et les membres de familles qui obtiennent un emploi, et l’article 9 de ce règlement, qui interdit aux personnes de participer au processus décisionnel si elles peuvent tirer profit de cette décision.

Finalement, le commissaire a fait référence aux règles de conflit d’intérêts d’un autre organisme, qui a donné des exemples précis de la façon dont les principes de conduite éthique de la LFPO sont appliqués dans un contexte similaire à celui de l’organisme en question.

Plus tard, le ministre a informé le commissaire qu’il avait procédé à l’évaluation nécessaire de la personne, et avait décidé de procéder à la nomination.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 3 & 9.