Accès à des renseignements confidentiels (M05-17/18)

Dans l’exercice de ses fonctions au service de la Couronne, un fonctionnaire peut avoir accès à des renseignements confidentiels relatifs 1) à une entité externe dont il est membre du conseil d’administration, 2) à l’employeur d’un membre de sa famille.

L’article 5 du Règl. de l’Ont. 381/07 interdit la divulgation et l’utilisation de tels renseignements confidentiels.

Par ailleurs, l’article 8 interdit à tout fonctionnaire de se livrer à une activité en dehors de son emploi au service de la Couronne si cette activité a pour effet de conférer à quiconque un avantage découlant de son poste de fonctionnaire.

Pour atténuer les risques de conflit d’intérêts ou d’impression de conflit d’intérêts aux termes des règles prescrites par l’un ou l’autre de ces deux articles, le responsable de l’éthique a ordonné au fonctionnaire de discuter à l’avance avec le cadre concerné de toute tâche visant l’une ou l’autre des organisations en cause, afin que le cadre puisse soit limiter l’accès du fonctionnaire aux renseignements confidentiels, soit lui assigner d’autres tâches.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 5 et 8.

Exploitation d’une petite entreprise (M02-17/18)

Un fonctionnaire exploite une petite entreprise en dehors de son emploi au service de la Couronne. Il est travailleur autonome à temps partiel. Il n’existe aucun lien entre son emploi de fonctionnaire et sa petite entreprise, ni entre ses propres clients et son ministère d’appartenance.

Selon l’article 3 du Règl. de l’Ont. 381/07, un fonctionnaire ne doit pas utiliser ou tenter d’utiliser son emploi au service de la Couronne pour se conférer un avantage.

L’article 5 interdit à tout fonctionnaire de divulguer sans autorisation des renseignements confidentiels obtenus dans le cadre de son emploi au service de la Couronne, ou d’utiliser ces renseignements confidentiels dans le cadre d’une activité commerciale ou autre en dehors de son travail au service de la Couronne.

L’article 6 prévoit que dans l’exercice de ses fonctions au service de la Couronne, un fonctionnaire ne peut faire bénéficier une personne ou une entité d’un traitement préférentiel. En outre, il doit s’efforcer d’éviter de donner l’impression que quiconque bénéficie d’un traitement préférentiel. Le fonctionnaire ne doit pas non plus fournir de l’aide à une personne ou à une entité dans ses rapports avec la Couronne si ce n’est l’aide fournie dans le cours normal de son emploi.

L’article 8 interdit à un fonctionnaire de se livrer à une activité commerciale en dehors de son emploi au service de la Couronne si cette activité entrave sa capacité à exercer ses fonctions ou si elle a pour effet de conférer à quiconque un avantage découlant de son poste de fonctionnaire.

Afin que le fonctionnaire n’utilise pas ou ne donne pas l’impression d’utiliser son emploi au service de la Couronne pour se conférer un avantage, le responsable de l’éthique lui a ordonné de ne pas utiliser son poste de fonctionnaire pour annoncer ou promouvoir sa petite entreprise ou pour solliciter des clients. Le responsable de l’éthique a également rappelé au fonctionnaire son obligation de se conformer aux règles relatives aux conflits d’intérêts, qui lui interdisent notamment ce qui suit : divulguer ou utiliser les renseignements confidentiels obtenus dans le cadre de son emploi au service de la Couronne; donner l’impression qu’il accorde à une personne ou à une entité un traitement préférentiel dont elle pourrait tirer un avantage; offrir de l’aide à une personne ou à une entité dans ses rapports avec la Couronne si ce n’est l’aide fournie dans le cours normal de son emploi; permettre que sa petite entreprise nuise à son emploi au service de la Couronne; conférer à quiconque un avantage découlant de son emploi au service de la Couronne; et utiliser les locaux, le matériel ou les fournitures du gouvernement pour sa petite entreprise.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 3, 5, 6 et 8.

Intérêts privés et obligations publiques (M07-16/17)

Un nouveau fonctionnaire dont le poste le mettait en rapport direct avec des intervenants du secteur agricole et du milieu rural, y compris pour surveiller des ententes de paiement de transfert avec des organismes agroalimentaires, a déclaré que sa famille et lui étaient très actifs dans le milieu de l’agroalimentaire en dehors de son travail dans la fonction publique. Dans sa déclaration, il décrivait son rôle personnel dans une entreprise agricole familiale et son rôle de bénévole pour un organisme œuvrant dans les domaines du développement économique et de l’alimentation locale qui pouvait demander le financement public de ses projets. Il expliquait aussi que des membres de sa famille immédiate et élargie étaient actifs au sein d’organismes communautaires et d’organismes provinciaux ruraux qui recevraient des fonds publics.

En évaluant le risque de conflit réel ou perçu, le responsable de l’éthique a pris en compte la capacité du fonctionnaire d’accorder un traitement préférentiel, d’approuver du financement public et de divulguer des renseignements confidentiels. Il a effectué cette évaluation dans le contexte du poste et des activités extérieures de l’employé en tenant notamment compte du rôle de premier plan de l’employé, qui le mettait en rapport avec des intervenants, du profil des membres de sa famille ainsi que des liens entre ses activités commerciales publiques et privées.

L’employé a principalement reçu instruction de séparer son rôle de fonctionnaire de ses activités personnelles et d’éviter de donner l’impression qu’il accordait un traitement préférentiel en veillant à ce que des processus publics soient suivis pour le traitement des demandes de participation d’entreprises agricoles à des programmes gouvernementaux. Il devait exercer ses activités personnelles en dehors de ses heures de travail sans utiliser les ressources du gouvernement. Il devait prendre un congé autorisé s’il devait exercer ses activités pendant une journée de travail normale. Ses fonctions et responsabilités au gouvernement devaient primer.

L’employé a aussi reçu l’ordre d’éviter les situations dans lesquelles il pourrait donner des conseils à un membre de sa famille à titre de fonctionnaire. Si une telle situation se produisait, il devait en avertir son chef, puis suivre ses instructions pour orienter le membre de sa famille vers les bonnes personnes.

En participant aux activités d’organismes externes, l’employé devait s’abstenir d’adopter un comportement pouvant donner l’impression qu’il représentait le ministère ou la Couronne. On lui a interdit de participer à la préparation de demandes et de signer des demandes, et il a reçu l’ordre de se récuser dans des discussions sur les demandes de financement présentées au gouvernement de l’Ontario, y compris à ses organismes. Il a aussi reçu instruction d’informer les présidents des organismes concernés de ses obligations de fonctionnaire relativement aux conflits d’intérêts, et surtout de les avertir qu’il ne pouvait prendre part aux discussions sur le financement public accordé à l’organisme.

On a rappelé à l’employé qu’il était interdit à tous les fonctionnaires d’utiliser ou de divulguer des renseignements confidentiels dans le cadre de leurs activités publiques ou privées.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 3, 5, 6, 8 & 9.

Bien immobilier au noir (M08-16/17)

Un fonctionnaire qui travaillait dans une division ministérielle responsable des politiques relatives aux biens immobiliers de la Couronne commençait le volet de stages en droit du programme de formation des vendeurs de l’Ontario Real Estate Association et a demandé une décision au sujet d’un possible conflit d’intérêts. Le fonctionnaire était vendeur agréé membre du Conseil ontarien de l’immobilier et entrepreneur indépendant au service d’un courtier immobilier. À titre de conseiller principal en politiques, il était responsable de l’élaboration des politiques et des programmes, de l’offre de consultations et de conseils à son ministère, des relations avec les intervenants et des travaux des comités relatifs au portefeuille immobilier du gouvernement administré et contrôlé par son ministre.

Les activités extérieures du fonctionnaire pourraient empiéter sur ses fonctions au service de la Couronne, car le fonctionnaire pourrait participer à des opérations visant les biens immobiliers du gouvernement. Par exemple, un client du courtier immobilier aurait pu souhaiter acquérir des biens du gouvernement. Les règles applicables du Règlement de l’Ontario 381/07 concernaient les renseignements confidentiels, le traitement préférentiel et l’exercice d’activités.

Il a été déterminé que la situation pouvait créer un conflit d’intérêts. Le fonctionnaire a reçu les instructions suivantes : il ne pouvait pas divulguer ni utiliser de renseignements confidentiels obtenus dans le cadre de son emploi; il devait s’assurer que ses activités extérieures n’entravaient pas l’exercice de ses fonctions; il ne devait pas utiliser des locaux, du matériel ou des fournitures du gouvernement pour son emploi extérieur; personne ne devait tirer un avantage de son emploi dans la fonction publique; dans le cadre de ses activités extérieures, il ne devait pas se présenter comme un employé de la fonction publique de l’Ontario ni adopter un comportement pouvant donner l’impression qu’il représentait la Couronne. S’il venait à découvrir l’existence d’un conflit possible ou réel, le fonctionnaire devait s’abstenir de parler de cette situation ou se récuser.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 5, 6, & 8.

Pratique du droit à temps partiel (2) (M11-16/17)

Un employé d’un ministère a annoncé son intention de saisir une occasion d’emploi temporaire consistant à donner un cours dans un collège en dehors de ses fonctions ministérielles. Le cours porterait sur un sujet lié à son travail au ministère. L’employé a demandé si, dans le cadre de ce cours et avec l’autorisation nécessaire, il pourrait avoir accès à des documents ministériels internes et à des exemples illustrant son travail au ministère ainsi que s’en servir à des fins d’enseignement.

Le responsable de l’éthique estimait que, puisque les types de documents que l’employé voulait utiliser pour donner son cours étaient accessibles au public sur Internet, ils n’étaient pas confidentiels et n’étaient pas visés par les restrictions de l’article 5 du Règlement de l’Ontario 381/07. Quant à l’article 8, il jugeait que l’employé n’exerçait pas ses fonctions ministérielles de façon régulière et continue au collège et qu’il ne travaillait au collège que quelques heures par semaine. Toutefois, il croyait qu’une préoccupation risquait d’émerger quant au fait que le poste occupé par l’employé au ministère pourrait conférer ou sembler conférer au collège un avantage sur les autres établissements d’enseignement dans ses rapports avec le gouvernement, par exemple pour l’accès à l’information, aux experts ou aux programmes du gouvernement, y compris dans les domaines de l’emploi et du financement.

Le responsable de l’éthique a déterminé que dans son emploi extérieur, l’employé se réservait le droit de mettre à profit les compétences et l’expérience qu’il avait acquises en tant que professionnel dans son domaine, y compris celles acquises au ministère, dans la mesure où il suivait les règles sur les conflits d’intérêts et les autres instructions applicables. Notamment, s’il souhaitait utiliser dans son cours du matériel ministériel qui n’était pas à la disposition du public, il devait d’abord demander l’autorisation du responsable de l’éthique. S’il parlait d’expériences précises au ministère dans le cadre de son emploi extérieur, l’employé devait s’abstenir de divulguer des renseignements confidentiels ou toute autre information inaccessible au public.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 5, 6 & 8.

Engagement auprès d’une association professionnelle (M12-16/17)

Le chef d’une employée a révélé qu’elle participait aux activités d’une association professionnelle dans le cadre de ses fonctions ministérielles. Au sein de cette association, l’employée était vice-présidente d’un comité responsable de dossiers liés à son travail au ministère. Le comité était aussi chargé de collaborer avec le gouvernement provincial et de fournir de l’information aux décideurs.

Le responsable de l’éthique a déterminé que la participation aux activités du comité faisait partie des fonctions ministérielles de l’employée, ce qui exemptait celle-ci des restrictions de l’article 8 du Règlement de l’Ontario 381/07 applicables aux activités extérieures.

Quant à l’article 5, le responsable de l’éthique estimait que l’association professionnelle et le comité dont l’employée faisait partie s’intéressaient à des domaines liés à ses fonctions ministérielles, ce qui rendait très pertinentes les règles sur les renseignements confidentiels. Pour ce qui est de l’article 9, le responsable de l’éthique croyait que, compte tenu du mandat du comité dont l’employée faisait partie, un conflit d’intérêts pourrait surgir à propos de la participation à la prise, par un organisme ou un groupe, de décisions par suite desquelles les intérêts de l’organisme ou du groupe pourraient entrer en conflit avec ceux de la Couronne.

Le responsable de l’éthique a déterminé que la participation de l’employée aux activités de l’association professionnelle dans le cadre de ses fonctions ministérielles ainsi que son rôle de vice-présidente d’un comité étaient acceptables, pourvu que l’employée suive les règles sur les conflits d’intérêts et les autres instructions applicables. Notamment, il a ordonné à l’employée d’avertir le comité si celui-ci prenait une décision dont elle pourrait tirer un avantage ou par suite de laquelle les intérêts du comité pourraient entrer en conflit avec ceux de la Couronne, ainsi que de se récuser concernant cette décision.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 5 & 9.

Postes de professeur adjoint (M13-16/17)

Des scientifiques à l’emploi d’un ministère ont révélé au responsable de l’éthique qu’ils avaient été nommés professeurs auxiliaires à différents établissements d’enseignement dans le cadre de leurs fonctions ministérielles. Certains d’entre eux ont contribué à un programme ministériel de subventions en science en examinant les demandes de subventions des chercheurs de divers établissements.

Le responsable de l’éthique a déterminé que le rôle de professeur adjoint faisait partie des fonctions ministérielles des employés, ce qui exemptait ceux-ci des restrictions de l’article 8 du Règlement de l’Ontario 381/07 applicables aux activités extérieures. Quant à l’article 5, le responsable de l’éthique estimait que la plupart des employés enseignaient, comme professeurs auxiliaires, des matières liées à leurs fonctions ministérielles, ce qui rendait très pertinentes les règles sur les renseignements confidentiels. Pour ce qui est des articles 6 et 9, le responsable de l’éthique croyait que, puisque certains des employés examinaient des demandes de subventions reçues d’établissements d’enseignement dans le cadre d’un programme ministériel de subventions en science, un conflit d’intérêts pourrait surgir quant à un traitement préférentiel ou à la participation à la prise, par la Couronne, d’une décision dont un employé pourrait tirer un avantage.

Le responsable de l’éthique a déterminé que la nomination des employés comme professeurs auxiliaires dans le cadre de leurs fonctions ministérielles était acceptable, pourvu que les employés suivent les règles sur les conflits d’intérêts et les autres instructions applicables. Notamment, il a interdit aux employés de participer à l’examen ou à l’évaluation des demandes présentées au ministère par les établissements d’enseignement où ils occupaient un poste de professeur auxiliaire, et surtout des demandes de subventions. Il leur a aussi interdit de participer à la préparation des demandes à soumettre au ministère au nom de ces établissements, et surtout des demandes de subventions.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 5, 8 & 9.

Emploi pendant la continuation du salaire (1) (M14-16/17)

Un employé occupant un « poste supérieur désigné » au sein d’un ministère a reçu une offre d’emploi d’un organisme avec qui il a eu des rapports dans le cadre de ses fonctions ministérielles et qui a reçu des fonds du ministère. Il était admissible à la retraite, avait quitté son lieu de travail et souhaitait accepter l’offre et commencer à exercer l’emploi extérieur pendant que son salaire était maintenu (en demeurant sur la feuille de paye).

Le ministère a obtenu comme conseil juridique de continuer à assujettir les employés dont le salaire est maintenu aux règles sur les conflits d’intérêts en situation d’emploi, mais de les considérer comme en congé et, donc, de les exempter de la restriction applicable aux emplois extérieurs à temps plein. Or, le sous-ministre craignait que l’on puisse croire que l’employé utilisait des renseignements confidentiels ou en divulguait à l’organisme, en violation des paragraphes 5(1) et 5(2) du Règlement de l’Ontario 381/07, et qu’il participait à la prise, par l’organisme, de décisions susceptibles d’entrer en conflit avec les intérêts de la Couronne, en violation du paragraphe 9(3).

Le sous-ministre a déterminé que l’employé pourrait se trouver en conflit d’intérêts s’il acceptait l’offre d’emploi alors qu’il travaillait encore au ministère, mais l’y a autorisé après avoir assigné à un autre chef son travail auprès de l’organisme externe. Il a donné à l’employé des instructions relatives à la divulgation de renseignements confidentiels et à l’interdiction de parler des fonds versés par le ministère. Il a également conseillé à l’employé d’obtenir une décision de la Commission de la fonction publique quant au conflit d’intérêts possible après sa période d’emploi avant d’accepter l’offre.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 5 & 9.

Emploi pendant la continuation du salaire (2) (M15-16/17)

Un fonctionnaire prenait sa retraite, mais demeurerait fonctionnaire pendant les dix mois suivant son dernier jour de travail. Son dernier poste dans la fonction publique de l’Ontario avait été celui de chef au sein d’une direction chargée d’offrir des services de conseil et de négociation relatifs aux contrats. Son rôle consistait notamment à négocier des contrats une fois que le ministère avait décidé d’en approuver le financement, à résoudre les problèmes découlant de la signature des contrats et à contribuer à la conception et à la mise en œuvre des programmes de soutien opérationnel. Le fonctionnaire a exprimé le souhait de continuer à travailler dans les domaines du développement économique et des programmes de soutien opérationnel, et a demandé une décision à propos d’un possible conflit d’intérêts en situation d’emploi.

Le fonctionnaire a précisé qu’il pourrait effectuer des tâches de nature générale, par exemple présenter les programmes et les processus de soutien opérationnel de l’Ontario, ou encore modifier le plan d’activités d’un participant potentiel à des programmes de paiements de transfert ou contribuer à l’élaboration du plan. Il a également été souligné que le travail pourrait être effectué à la demande d’un fournisseur de services de vérification financière préalable du ministère ou d’un organisme de développement économique. Faute de précisions sur les occasions d’emploi offertes, un conflit aurait pu surgir en raison du rôle joué par le fonctionnaire au ministère.

Il a été déterminé que, selon les renseignements fournis, un conflit d’intérêts pourrait surgir. Le fonctionnaire a reçu les instructions suivantes : il ne pouvait pas divulguer ni utiliser de renseignements confidentiels obtenus dans le cadre de son emploi à la FPO; personne ne devait tirer un avantage de son emploi dans la fonction publique relativement à ses activités extérieures; dans le cadre de ses activités extérieures, il ne devait pas se présenter comme un employé de la fonction publique de l’Ontario ni adopter un comportement pouvant donner l’impression qu’il représentait la Couronne. On a rappelé au fonctionnaire que le responsable de l’éthique des anciens fonctionnaires qui travaillaient dans des ministères était la Commission de la fonction publique, et que s’il avait la possibilité de poursuivre ses activités extérieures après son dernier jour de travail, la Commission aurait à décider s’il existait un conflit d’intérêts après la période d’emploi.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 5 & 8.

Le conjoint ou la conjointe est chef d’un organisme d’intervenants (M17-16/17)

Le conjoint du déclarant allait bientôt prendre la tête d’un organisme qui comptait parmi les principaux partenaires du ministère. Le déclarant occupait un poste de direction au ministère. Dans le cadre habituel de ses fonctions, il n’interagissait pas avec l’organisme, mais appuyait des initiatives présentant un intérêt pour l’organisme.

Dans le cadre de son travail de fonctionnaire, le déclarant aurait connaissance de renseignements confidentiels susceptibles d’intéresser l’organisme que son conjoint allait bientôt diriger.

Le responsable de l’éthique a déterminé que le travail du déclarant dans la fonction publique pouvait entrer en conflit avec son union conjugale hors du mariage. Le déclarant a reçu instruction de se récuser concernant toute activité, dans la fonction publique, à laquelle participait l’organisme de son conjoint, et on lui a rappelé qu’il lui était interdit de divulguer des renseignements confidentiels, d’accorder un traitement préférentiel ou d’utiliser son emploi au service de la Couronne pour conférer tout autre avantage à son conjoint.

Règl. de l’Ont. 381/07, art. 3, 5 & 6.