Deuxième conférence biennale sur l’éthique dans le secteur public – Publication des travaux

Notre première conférence sur l’éthique dans le secteur public, qui a eu lieu en septembre 2016, a été couronnée de succès. Nous sommes ravis d’avoir poursuivi notre collaboration avec l’Institut d’administration publique du Canada (IAPC), les facultés de droit de l’Université de Toronto et Osgoode Hall, ainsi qu’avec les commissaires à l’intégrité du gouvernement fédéral, du gouvernement de l’Ontario et de la ville de Toronto afin d’organiser la deuxième conférence, qui a eu lieu le 31 mai et le 1er juin 2018. Les séances et les ateliers ont été animés par des conférenciers et des modérateurs distingués. Plus de 150 personnes représentant les trois ordres de gouvernement y ont assisté, y compris des universitaires, des avocats et plusieurs autres intervenants de la fonction publique qui ont tous à cœur les compétences, l’efficience, l’équité et l’honnêteté des gouvernements. Encore une fois, les commentaires des participants ont été extrêmement positifs.

Les travaux de la conférence ont été publiés dans la revue de l’IAPC, Administration publique du Canada. Je tiens à remercier tous les organisateurs, conférenciers et panélistes de la conference.

À la demande générale – 2e Conférence biennale sur l’éthique dans le secteur public

Vous vous souvenez peut-être que notre première Conférence sur l’éthique dans le secteur public, intitulée « Building Trust in Government », avait eu lieu à Toronto, en septembre 2016. L’objectif de cette conférence était de réunir un groupe diversifié de professionnels afin de discuter de l’éthique dans le secteur public. D’après les commentaires que nous avons reçus, je pense qu’on peut tranquillement dire que l’événement a été couronné de succès. Comme je l’ai souvent relevé, il est important que ceux d’entre nous qui travaillent dans ce domaine puissent discuter des défis et problèmes collectifs qu’ils rencontrent.

Les travaux de la Conférence ainsi qu’une brève vidéo (en anglais) les résumant ont été publiés par l’Institut d’administration publique du Canada (IAPC), dont la collaboration a été essentielle à la réussite de la Conférence.

Comme je nourrissais l’espoir que la conférence de 2016 ouvre la voie à une nouvelle tendance, c’est avec plaisir que je vous annonce que nous accueillerons une deuxième conférence, cette année, intitulée « Building Trust in Government – 2018 ».

Cette conférence d’une journée aura lieu le vendredi 1er juin. Les inscriptions, une réception et un discours par une conférencière invitée sont prévus pour la veille au soir. La conférence consistera en quatre séances de groupes d’experts qui aborderont, comme la dernière fois, un vaste éventail de questions liées à l’éthique dans le secteur public :

  • La confiance aveugle fonctionne-t-elle? Qui est propriétaire de quoi et qui doit vendre quoi?
  • Quels efforts ont-ils été récemment déployés en vue de réformer le droit de l’éthique?
  • Quels nouveaux défis et questions émergent-ils dans les domaines de l’inclusion, de l’équité et de la diversité?
  • Quelles seraient les relations idéales entre des représentants officiels élus et des fonctionnaires?

Notre conférencière invitée pour la réception d’ouverture du 31 mai est la remarquable Penny Collenette. Ancienne agrégée supérieure de recherche de la Kennedy School of Government de l’Université de Harvard, et actuellement professeure adjointe de Common Law à l’Université d’Ottawa, Mme Collonette a mené une carrière exceptionnelle et éclectique, qui a touché à divers mondes, des affaires à la politique, en passant par le secteur universitaire et les politiques publiques. Elle a rédigé et commenté un nombre considérable de textes sur l’éthique, la responsabilité institutionnelle, la gouvernance et le leadership.

Nous avons à nouveau la chance d’avoir assemblé un excellent comité consultatif pour la conférence, auquel siègent les sommités universitaires Anita Anand et Lorne Sossin, ainsi que Joe Friday, David Wake et Valerie Jepson, commissaires à l’intégrité du gouvernement fédéral, de l’Ontario et de Toronto, respectivement.

Une fois de plus, nous sommes heureux de collaborer avec l’Institut d’administration publique du Canada (IAPC), dont le président-directeur général, Robert Taylor, continue de jouer un rôle précieux. Comme pour notre conférence de 2017, l’IAPC nous épaulera dans la préparation de la publication après la conférence.

Il ne fait aucun doute qu’une fois de plus la conférence s’avérera être un apport important au discours sur l’éthique dans le secteur public.

Inscrivez ces dates à votre calendrier : 31 mai et 1er juin 2018.

Des renseignements supplémentaires sur la conférence peuvent être consultés sur la page Web de l’IAPC.

Sidney B. Linden

Partager nos cas facilement! – Un nouvel outil de recherche

Dans mon message précédent, je discutais du fait que notre organisme publie régulièrement les résumés des décisions qui constituent une nouveauté ou sont intéressantes afin d’aider les fonctionnaires et les responsables de l’éthique à interpréter et à appliquer de manière cohérente les règles concernant les conflits d’intérêts et les activités politiques. Ces résumés sont présentés dans notre rapport annuel et affichés sur notre site Internet.

Je discutais également d’une initiative visant à inviter d’autres responsables de l’éthique à transmettre les résumés de leurs décisions à notre bureau afin que nous puissions les afficher sur notre site Internet avec les nôtres. Nous avions déjà recueilli 27 résumés de décisions de divers responsables ministériels de l’éthique et allions communiquer sous peu avec d’autres organismes publics.

J’expliquais que le plus important était que nous étions en train de concevoir un outil de recherche plus utile qui permettrait aux utilisateurs de trouver des résumés pertinents rapidement et facilement.

Et bien c’est fait!

Nous avons lancé notre nouvel outil de recherche de résumés de décisions.

Cet outil permet de chercher des résumés selon le type (p. ex., conflit d’intérêts, activités politiques), la règle (p. ex., acceptation de cadeaux, embauche de membres de la famille, loyauté) et la source de la décision (p. ex., commissaire aux conflits d’intérêts, responsable de l’éthique au sein d’un ministère ou d’un organisme public). On peut également faire une recherche par mot clé.

Nous vous invitons à consulter la page sur les résumés de décisions et à faire l’essai de notre nouvel outil de recherche.

Nous invitons également les organismes et les ministères à nous envoyer les résumés de leurs décisions intéressantes sur les conflits d’intérêts ou les activités politiques.

Nous souhaitons accumuler un nombre important de résumés de décisions variées, instructives et intéressantes qui seront une ressource importante et favoriseront l’application cohérente des règles d’éthique de la fonction publique de l’Ontario.

Partager nos cas

Il n’est pas rare pour des organismes comme le nôtre, qui prend des décisions sur des cas particuliers, de publier les résumés des décisions qui constituent une nouveauté ou sont intéressantes, ou encore, illustrent particulièrement bien les règles statutaires que les organismes appliquent.

Chaque année, notre bureau publie plusieurs résumés de décisions dans son rapport annuel. Ce ne sont pas des précédents ayant force obligatoire mais ils visent à aider les fonctionnaires et les responsables de l’éthique à interpréter et appliquer de manière cohérente les règles concernant les conflits d’intérêts et les activités politiques. Les résumés sont aussi affichés sur notre site Internet afin d’en faciliter l’accès. Inutile de dire que ces résumés respectent complètement l’anonymat.

Au fil des années, notre bureau a reçu beaucoup de commentaires positifs de membres du milieu de l’éthique, y compris de responsables de l’éthique dans la FPO et de conseillers et personnels juridiques, sur l’utilité de ces résumés.

Cependant, d’autres responsables de l’éthique, comme des directeurs d’organismes et des sous-ministres, ont comme moi le pouvoir de recevoir des demandes de renseignements des employés de leurs organismes respectifs sur l’application des règles visant les conflits d’intérêts ou les activités politiques, et de fournir des solutions concernant ces demandes. Notre bureau n’est pas une instance d’appel ni d’examen de ces décisions.

C’est pourquoi il m’a toujours paru logique d’inviter d’autres responsables de l’éthique à transmettre les résumés de leurs décisions à notre bureau puis de les afficher sur notre site Internet avec les nôtres. Nous avons réussi à le faire avec le soutien du Regroupement des directeurs généraux de l’administration des organismes. Nous avons recueilli 27 résumés de décisions de divers responsables de l’éthique. L’intérêt particulier de ces résumés est qu’ils portent sur des questions d’éthique qui se posent dans le contexte des ministères et peuvent par conséquent être utiles et une source de référence pour les sous-ministres et leur personnel.

Ces résumés se trouvent sur la page Internet Résumés des décisionsAutres responsables de l’éthique et espérons en augmenter le nombre chaque année. À noter qu’actuellement les résumés sont publiés avec des « surnoms » que nous leur avons attribués. Nous travaillons avec notre groupe de technologie pour concevoir un outil de recherche plus utile qui permettra aux utilisateurs de trouver des résumés pertinents rapidement et facilement.

Nous espérons également enrichir notre collection en y incluant les résumés de décisions fournis par des organismes, ce qui apporterait encore une autre perspective importante et utile pour ce vaste secteur important.

Nous désirons remercier le Regroupement des directeurs généraux de l’administration des organismes pour son assistance dans cette initiative, surtout Lydia Proctor, chef du secrétariat du Regroupement, et tous les sous-ministres et leur personnel qui ont fourni les résumés.

Bâtir la confiance dans le gouvernement – Publication des procédures de la conférence sur l’éthique

Notre récente conférence sur l’éthique dans le secteur public, intitulée « Bâtir la confiance dans le gouvernement », tel que discuté dans deux de mes blogues plus tôt en juillet et en décembre 2016, a été un grand succès. L’objectif de la conférence était de réunir un groupe diversifié de professionnels pour discuter de l’éthique dans le secteur public, renforcer les relations au sein de la communauté des praticiens en éthique, élargir nos réseaux et trouver des solutions possibles aux défis communs.

La rétroaction des participants à la conférence a été très positive, et nous espérons que la conférence aura été le début de ce que sera un débat actif et continu.

La conférence a eu lieu dans le tout nouveau bâtiment Jackman Law, l’ancien siège social de la faculté de droit à Toronto remis à neuf. L’honorable Hal Jackman, philanthrope réputé et ancien lieutenant-gouverneur de l’Ontario, dont l’installation a été rendue possible grâce à sa générosité, était présent à la conférence. Et bien sûr, nous sommes reconnaissants à Ed Iacobucci, Doyen de la Faculté de droit de l’Université de Toronto, pour ses observations et pour nous avoir permis d’utiliser le site.

Les débats de la conférence ont été enregistrés dans un numéro du magazine Management Secteur Public, de l’Institut d’administration publique du Canada (IAPC) dont l’inestimable collaboration était essentielle à la réussite de la conférence. L’IAPC a également produit un bref résumé vidéo de la conférence. Anita Anand et Lorne Sossin font l’édition d’un recueil d’articles à publier dans l’Administration publique canadienne.

Encore une fois, je tiens à remercier tous les organisateurs de la conférence, les conférenciers et panélistes, ainsi que les nombreux participants qui nous ont accordé leur temps et intérêt.

Blogue invité : Un bureau écologique

L’émergence des technologies numériques devait réduire le besoin d’utiliser du papier. Pourtant, le papier semble s’être multiplié. Nous en remplissons nos classeurs, nous l’empilons sur nos bureaux et nous l’entassons dans nos tiroirs. Un bureau écologique pourrait sembler être un rêve impossible, mais notre bureau a décidé récemment de relever le défis. Ce qui suit est une description de ce que nous avons fait et comment nous l’avons fait.

-Commissaire Sidney Linden

Un bureau écologique n’est pas synonyme de l’absence de papier. Il y a toujours du papier.

On y trouve des archives d’affaires, incluant des archives de cas, qui sont sauvegardées sous un format numérique que l’on considère comme l’archive officielle.

On y trouve des archives d’affaires faites ou reçues sous forme papier et qui sont converties à un format numérique.

On y trouve des dossiers numériques imprimés, ou des originaux sur papier qui sont considérés comme transitoires.

On y trouve des dossiers numériques d’affaires qui sont organisés et consultables selon un système logique et contrôlé d’archivage.

On y trouve des dossiers numériques d’affaires qui observent une convention d’appellation normalisée et un bureau où aucun système d’archivage papier n’est tenu ou prétend être tenu.

Somme toute, c’est un endroit où l’archivage officiel de l’organisme est numérique.

Tout cela doit bien entendu être fait légalement et de la bonne manière.

Le Projet du renouvellement de l’information du BCCI a élaboré cette vision de bureau écologique.

Le projet a été mené dans le contexte de la désignation de notre bureau en 2013 comme organisme public assujetti à la Loi sur les archives publiques et la conservation des documents, et par le simple fait que nous n’avions plus d’espace où garder nos dossiers papier.

Nous avions besoin de l’aide d’experts, donc nous avons engagé un étudiant en practicum de l’École des sciences de l’information à l’Université de Toronto. Nous avons bien sûr aussi travaillé de près avec Archives publiques de l’Ontario.

D’abord, nous devions développer une série de dossiers à archiver dans le bureau. Nous avions déjà adopté une série de dossiers communs dans les domaines des politiques, de l’administration et des communications. Par contre, il nous fallait aussi une série de dossiers spécifiques à l’agence, en particulier pour les dossiers de cas qui documentaient notre fonction principale d’affaires.

Notre étudiant en practicum a développé une série de dossiers en utilisant des modèles d’Archives publiques pour nos documents numériques de cas, nos données de dossiers de cas, les engagements du commissaire (ceux qu’on ne pouvait pas inclure dans une série commune), et le plus important probablement, les documents source.

Bien que des originaux peuvent être vus comme transitoires, Archives publiques recommandent que la meilleure pratique est d’utiliser une série d’archives de documents source qui n’utilise que des dossiers papier qui sont numérisés. Cette série autorise la destruction des dossiers après qu’ils aient été scannés et qu’un contrôle de la qualité a été effectué.

En ce qui concerne les dossiers des cas, ils ne doivent pas être gardés sous un format papier. Tous les dossiers liés à des cas sont sauvegardés dans un répertoire partagé. Les dossiers de cas faits ou reçus sous format papier (il s’agit normalement de notes sur les cas et de lettres signées) sont scannés et ne doivent pas être gardés.

Vous devez vous dire que le commissaire est un décisionnaire statutaire. Qu’arrive-t-il si quelqu’un fait appel à l’une de vos décisions? Qu’arrive-t-il à la règle de la meilleure preuve si un original sur papier a une meilleure valeur probante qu’une copie?

Ce n’est pas un problème trop grave. Des changements récents à la Loi sur la preuve donne un poids égal à un document imprimé comme à un original, du moment que l’intégrité de votre système de dossiers électroniques peut être démontrée si le dossier est remis en question.

Toutes nos séries de dossiers ont été soumises à Archives publiques pour une révision et leur approbation. Elles devaient être approuvées par l’archiviste avant que nous puissions détruire nos dossiers de cas.

Tous ces efforts n’en valent pas la peine, c’est-à-dire donner une telle importance aux dossiers numérisés, s’ils ne sont pas organisés et difficiles à trouver. Ce n’est pas mieux que d’avoir un système de dossiers papier désorganisé.

Nous avons donc appris à utiliser une classification fonctionnelle qui permet de classer des dossiers numériques selon les fonctions et les activités qu’ils appuient, ce qui est mieux que par sujet, par créateur, par projet, ou au hasard, par exemple.

À travers une série d’ateliers, nous avons établi les principales fonctions de l’organisme et les activités qui les composent. Le répertoire partagé a été réorganisé selon cette logique. Des notes explicatives ont été préparées pour décrire le contenu des dossiers d’activité et les séries de dossiers liées. Une convention d’appellation a été adoptée. Des dossiers de fonction et d’activités ne peuvent pas être créés ou modifiés sans approbation formelle.

Finalement, une série de politiques précises sur la gestion de l’information a été rédigée pour officialiser le tout, et pour assurer que le bureau puisse démontrer l’intégrité du système si un document imprimé est remis en question en cour.

Avant de pouvoir commencer à détruire les dossiers de cas sur papier, nous devions nous assurer que la version numérique de chaque dossier dans la base de données était complète. C’est ainsi que notre étudiant en practicum a révisé tous les dossiers de cas sur papier depuis les débuts du bureau, et s’est assuré que tout le contenu de ces dossiers était reflété dans le dossier de cas numérique.

Cela fait, nous pouvions légalement détruire tous les dossiers papier qui s’étaient accumulés sur plus de 10 ans, ainsi que les dossiers de cas du commissaire à temps partiel précédent, avant la création du bureau. Chaque événement de destruction a été documenté méticuleusement dans un dossier de destruction signé par le directeur exécutif.

Environ 25 pieds linéaires de dossiers papier ont ainsi été éliminés. Deux grands classeurs ont été vidés, libérant environ 450 pieds cubiques d’espace pour d’autres usages.

J’ai souvent rêvé de pouvoir mettre en œuvre un projet de rationalisation de dossiers, incluant quelque chose de radical comme un bureau vraiment écologique. C’est souvent difficile de s’y acharner à cause des priorités concurrentes, des contraintes de ressources, de dynamiques internes, et l’hésitation de la gestion. C’était donc un grand succès.

Le projet n’aurait pas pu avoir tant de succès sans l’appui du commissaire Linden, qui malgré ses inquiétudes valides par rapport à un bureau écologique, a été enthousiaste par rapport au projet, mais aussi l’appui et l’encouragement de notre directeur exécutif, Derek Lett, et de notre conseiller juridique, Daman Thable.

Je veux aussi reconnaître l’excellent travail de notre étudiant en practicum de l’UdeT, Peter Murray, et l’encadrement et l’encouragement généreux de Minaz Dharsi d’Archives publiques de l’Ontario.

James De Monte

Conseiller principal en politiques

 

Conférence sur l’éthique dans le secteur public

J’ai toujours pensé que les gens dont le travail ou les responsabilités sont similaires devraient se rassembler pour discuter de questions et de développements d’intérêt mutuel ou simplement de partager leurs connaissances, leurs expériences et leurs expertises. Cela prévient l’isolement, encourage les nouvelles idées et les leçons à refaire surface et à circuler, encourage la création de relations et de réseaux, et fait la promotion d’approches constantes.

L’organisation d’une conférence sur l’éthique dans le secteur public était donc quelque chose que nous voulions faire depuis un certain temps.

Notre objectif pour cette conférence est de rehausser le profil du domaine en rassemblant des fonctionnaires et des organismes de surveillance des gouvernements fédéral, provinciaux et municipaux, des praticiens et des universitaires. Une bonne représentation de la communauté éthique est importante puisqu’elle favorisera l’échange de perspectives diverses et nous espérons qu’elle rendra l’événement intéressant et stimulant.

Cette conférence d’un jour aura lieu le vendredi 30 septembre et sera précédée d’un dîner et d’un discours liminaire la veille. Elle comprendra quatre panels d’experts qui traiteront d’un bon éventail, nous l’espérons, de questions sur l’éthique dans le secteur public :

  • Quelles sont les questions émergentes et les défis en éthique dans le secteur public?
  • Les régimes d’éthique et d’intégrité sont-ils plus efficaces s’ils sont proactifs ou réactifs?
  • L’équilibre actuel entre la libre expression et la neutralité du service public est-il durable, surtout à l’ère de l’information?
  • Quels sont certains exemples de succès en surveillance de l’éthique dans différentes juridictions?

Les discours liminaires sont très excitants. Lors du dîner, notre invité sera l’ancien juge de la Cour suprême, Frank Iacobucci, et lors du déjeuner, l’honorable Bob Rae nous parlera des valeurs et de l’efficacité de la surveillance de l’éthique dans le service public. Ces gentilshommes n’ont pas besoin d’être présentés.

En planifiant cet événement, nous avons eu la chance de travailler au sein d’un excellent comité consultatif qui, comme nos différents analystes, représente un mélange exceptionnel de talents. Ce comité inclut des sommités universitaires telles Anita Anand, Lorne Sossin et Phil MacEwen. Il inclut aussi Mary Dawson, David Wake et Valerie Jepson, respectivement les commissaires à l’intégrité au fédéral, en Ontario et à Toronto, le sous-procureur général et le secrétaire du Cabinet.

L’événement est organisé en partenariat avec l’Institut d’administration publique du Canada (IAPC) dont le PDG, Dr Robert Taylor, a été indispensable grâce à ses conseils et son appui. L’IAPC aidera aussi à la préparation d’une publication suite à l’événement. Mary Gusella, directrice de l’Association des praticiens en éthique du Canada, a aussi été d’une grande aide. Notre directeur général, Derek Lett, s’est assuré de coordonner le tout.

Le nombre de places pour cet événement est limité et notre auditoire cible comporte des cadres en éthique dans les ministères et les organismes publics, des cadres supérieurs, des universitaires et des praticiens dans le domaine. Toutefois, il est certain que la conférence sera une contribution précieuse au discours en éthique dans le service public. Finalement, nous espérons que cette conférence mènera à plusieurs événements similaires dans les années à venir.

Des renseignements supplémentaires sur la conférence peuvent être consultés sur la page Web de l’IAPC.

Nouveau commissaire à l’intégrité

L’Ontario a un nouveau commissaire à l’intégrité. L’honorable J. David Wake a entamé son mandat de cinq ans le 1er février. Il succède à Lynn Morrison, qui travaillait au Bureau du commissaire à l’intégrité depuis sa création en 1988 et qui occupait le poste de commissaire depuis 2007. Je suis fier d’affirmer que j’entretiens des relations cordiales et étroites avec Lynn, qui était par ailleurs ma responsable de l’éthique, depuis la mise en place de notre bureau cette même année. Lynn a toujours été une collaboratrice volontaire, avisée et expérimentée dans le domaine de l’éthique dans la fonction publique. Lors d’une de nos plus précieuses collaborations, nous avons fait participer Lynn et son équipe à nos séances d’orientation périodiques à l’intention des responsables de l’éthique. Au cours de ces séances, Lynn a traité des dénonciations et de l’enregistrement des lobbyistes avec des présidents-directeurs généraux d’organismes et leur a expliqué ce que fait son bureau. Je souhaite à Lynn une longue et agréable retraite des plus fructueuses.

Le commissaire Wake et moi-même nous connaissons également depuis longtemps. David a été nommé juge de la Cour de l’Ontario (Division provinciale) en 1994, lorsque j’étais juge en chef. Durant ces années, la cour a connu son lot de défis et de réformes. David a été un partisan actif et enthousiaste de ces réformes tout en présidant le tribunal. Il a manifestement fait un bon travail, puisqu’en 1999, lorsque mon mandat de juge en chef s’est achevé et que l’un de mes associés a été nommé juge en chef, David l’a remplacé au poste de juge en chef adjoint. Je félicite David pour sa nomination au poste de commissaire à l’intégrité. Je suis ravi qu’une personne avec un tel parcours et une telle expérience ait été choisie pour succéder à Lynn. Vous trouverez la biographie complète de David sur le site Web du Bureau du commissaire à l’intégrité.

On nous demande souvent quel est le lien entre notre bureau et le Bureau du commissaire à l’intégrité. Il va sans dire que l’existence de deux commissaires à l’éthique en Ontario peut porter à confusion. Bien entendu, lorsqu’une personne s’adresse au mauvais bureau pour une question d’éthique particulière, nous nous assurons de la diriger vers le bureau approprié.

Le commissaire à l’intégrité est un officier de l’Assemblée législative. Il n’appartient donc pas à l’organe exécutif du gouvernement. Cette autonomie est essentielle compte tenu de la nature des mandats dont est chargé le commissaire, notamment des mandats concernant la conduite des représentants élus et la divulgation des actes répréhensibles. Notre bureau, en revanche, est un organisme de la Couronne régi par les mêmes règles que les autres organismes, mais il reste indépendant du processus décisionnel comme de la prise de décisions sur le fond. Comme je l’ai écrit dans un précédent billet, cela concorde avec l’idée que la surveillance du comportement des fonctionnaires sur le plan de l’éthique fait partie intégrante du système de gestion de la fonction publique.

La responsabilité première du commissaire à l’intégrité est de veiller à ce que les députés provinciaux et les ministres respectent l’éthique. Il veille également au respect de l’éthique au sein du personnel ministériel, tout en assumant le rôle de registrateur des lobbyistes. Il examine les dépenses des élus et du personnel des organismes, en plus de superviser la divulgation des actes répréhensibles. Quant à notre bureau, le Bureau du commissaire aux conflits d’intérêts, il veille au respect de l’éthique chez les fonctionnaires, y compris ceux du secteur des organismes.

Malgré nos différences et nos mandats distincts, nos deux bureaux jouent un rôle important dans l’accomplissement de l’objectif global du gouvernement. Nous sommes tous deux des commissaires à l’éthique, nous œuvrons dans le même domaine général, et nous appliquons sensiblement des règles similaires. En fait, nous sommes presque identiques aux yeux des fonctionnaires et du personnel ministériel. Notre but commun est de promouvoir un gouvernement éthique et une province dont l’administration publique inspire la confiance des citoyens, autant d’un point de vue politique que d’un point de vue bureaucratique. Nos deux bureaux sont guidés par des principes directeurs universels. Je suis convaincu que les relations étroites et productives qu’entretiennent nos bureaux perdureront.

Règles à respecter après l’emploi

Les règles relatives aux conflits d’intérêts, auxquelles les fonctionnaires doivent se plier, font souvent parler d’elles. Comme chacun sait, elles aident à faire en sorte que professionnalisme, éthique et  compétence règnent au sein de notre fonction publique.

Il est également important de savoir que certaines règles continuent à s’appliquer après qu’une personne a quitté la fonction publique. Ces règles dites « après l’emploi » encadrent les activités d’anciens fonctionnaires. Elles sont tout aussi importantes que les premières. En effet, les anciens fonctionnaires ne peuvent pas plus tirer d’avantages indus, ni flouer la Couronne, grâce aux postes qu’ils occupaient dans la fonction publique que les fonctionnaires en exercice ne peuvent laisser leurs intérêts entrer en conflit avec leur activité. Les deux ensembles de règles garantissent un régime d’éthique équitable et équilibré.

Les règles applicables après la période d’emploi sont peu nombreuses et faciles à retenir. Trois sur cinq s’appliquent à tous les anciens fonctionnaires, et ce, sans limite de temps :

  • Interdiction de solliciter un traitement préférentiel. Par exemple, une personne pourrait être tentée d’appeler un ancien collègue pour obtenir son aide dans une situation engageant un organisme sans but lucratif auquel la personne est liée. Elle ne doit pas le faire. Les voies de communication doivent être les mêmes pour tous les citoyens. Réciproquement, l’ancien collègue pourrait être inquiété, car en tant que fonctionnaire, il n’a pas le droit d’accorder un traitement préférentiel.
  • Interdiction de divulguer des renseignements confidentiels. Il s’agit de l’information qui n’est pas généralement accessible et qui, si elle été dévoilée, pourrait nuire à la Couronne ou avantager injustement des tiers. La seconde partie de la condition peut s’avérer difficile à évaluer. La meilleure chose à faire consiste donc à ne pas prendre de risques! Si l’information n’est pas publique, en tant qu’ancien ou ancienne fonctionnaire, vous ne devez pas en parler après avoir quitté votre poste.
  • Obligation de loyauté. La Couronne bénéficie de plein droit de vos conseils. Si vous avez travaillé sur un enjeu en tant que fonctionnaire, vous ne pouvez conseiller personne sur cet enjeu après l’emploi, à moins que la Couronne ne soit plus concernée. Vous pouvez cependant continuer à la conseiller si cela vous est demandé.

Les deux règles suivantes ne s’appliquent qu’aux anciens fonctionnaires qui occupaient un « poste supérieur désigné », essentiellement au niveau de directeur ou directrice ou plus haut dans la hiérarchie, ou l’équivalent dans un organisme public. Elles sont légèrement plus complexes que les précédentes et ne restent en vigueur que douze mois après l’emploi.

  • Interdiction d’accepter un emploi dans une organisation où vous avez joué un rôle substantiel au cours des douze mois ayant précédé votre départ de la fonction publique, si vous aviez accès à des renseignements confidentiels. Il peut s’agir d’un emploi dans une entreprise avec laquelle vous avez étroitement collaboré en tant que directeur ou directrice d’un organisme public à l’occasion d’une importante opération d’approvisionnement. Notez que le fait de recevoir périodiquement de l’information sur un sujet ne constitue pas un engagement substantiel dans une organisation.
  • Interdiction d’exercer des pressions sur des fonctionnaires, des ministres ou du personnel ministériel dans tout ministère où vous avez travaillé au cours des douze mois qui ont précédé votre départ de la fonction publique. Donc, si vous occupiez un poste de direction au ministère de l’Éducation, par exemple, vous ne pouvez pas faire partie d’un groupe de revendication en matière d’éducation et commencer immédiatement à faire du lobbyisme auprès de votre ancien ministère.

Comme les fonctionnaires en exercice, les anciens fonctionnaires ont des responsables de l’éthique. Ils devraient les consulter lorsqu’ils se questionnent sur l’application des règles relatives aux conflits d’intérêts. De plus, ces responsables peuvent trancher dans des situations et des cas précis. L’entité responsable de l’éthique pour les anciens employés des ministères est la Commission de la fonction publique. Pour tous les autres fonctionnaires ou presque – anciens sous-ministres, secrétaires du Conseil des ministres, personnes nommées dans les organismes et personnel des organismes –, il s’agit du commissaire aux conflits d’intérêts.

Les personnes qui quittent le service public – quel que soit le niveau hiérarchique où elles exerçaient – devraient connaître leurs obligations éthiques après l’emploi. Notre site Web contient une page consacrée aux règles applicables en la matière. Une fiche d’information complète est également consultable (suivre le lien ci-dessous); il serait judicieux de fournir cette ressource à tous les fonctionnaires – ceux des ministères comme ceux des organismes publics, sans égard à leur degré d’ancienneté – qui s’apprêtent à cesser de travailler pour la Couronne.

Fiche d’information sur la déontologie après l’emploi

Fonction publique et activités politiques

Les prochaines élections fédérales auront lieu le 19 octobre; pour la première fois dans l’histoire fédérale canadienne, elles seront tenues à date fixe.

Traditionnellement, les activités politiques des fonctionnaires tant fédéraux que provinciaux faisaient l’objet de restrictions importantes. Ces limites étaient jugées nécessaires au maintien de la neutralité et du professionnalisme de la fonction publique dans un système démocratique.

La Charte canadienne des droits et libertés a changé la donne, et l’évolution des mentalités a probablement aussi contribué à ce changement. Aujourd’hui, nous avons des règles nuancées et pragmatiques, qui assurent l’équilibre entre le droit des citoyens de participer au processus démocratique et la nécessité d’une fonction publique neutre et professionnelle.

Selon la Cour suprême, l’expression politique est un élément fondamental de la liberté d’expression garantie par la Charte, et il faut en conséquence lui accorder un niveau élevé de protection. Toute restriction à l’expression politique n’est justifiable que dans la poursuite d’un objectif important, auquel elle doit être proportionnelle : autrement dit, la restriction doit être liée à l’objectif, être minimale et produire plus d’avantages que d’inconvénients.

L’ancienne règle de la fonction publique fédérale, qui interdisait toute activité politique aux fonctionnaires de la Couronne, a été jugée non pas minimale, mais beaucoup trop sévère : elle s’appliquait à tous, du sous-ministre à l’employé de cafétéria, sans égard à la nature de l’emploi ni à celle des activités politiques concernées.

Néanmoins, la Cour a aussi convenu que la restriction des activités politiques servait un important objectif, soit d’assurer la neutralité, le professionnalisme et la loyauté de la fonction publique, et répondait en cela à une attente légitime du public. Elle a donc autorisé les restrictions aux activités politiques, dans la mesure où ces restrictions se justifient notamment par :

  • la mesure dans laquelle le fonctionnaire fournit des conseils en matière de politiques;
  • la portée du pouvoir discrétionnaire exercé par le fonctionnaire;
  • la visibilité du poste du fonctionnaire;
  • la nature de l’activité politique concernée.

En Ontario, les limites établies par la Cour suprême ont été formulées dans la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, dont elles constituent la partie V, ainsi que dans la loi précédente. De fait, l’Ontario se distingue en enchâssant les règles relatives aux activités politiques directement dans la loi, plutôt que dans ses politiques administratives.

L’Ontario répartit ses fonctionnaires en deux catégories. Les hauts fonctionnaires « faisant l’objet de restrictions particulières », comme les directeurs, les sous-ministres adjoints, les sous-ministres et les membres de certains tribunaux, sont assujettis à des règles strictes. Ils ne peuvent s’engager que dans certaines activités politiques permises, comme l’exercice du droit de vote et les contributions en argent à un parti politique. Certains membres de cette catégorie peuvent aussi demander au commissaire aux conflits d’intérêts l’autorisation de participer à d’autres activités.

Les fonctionnaires qui ne font pas l’objet de restrictions particulières – cette catégorie comprend pour ainsi dire tous les autres fonctionnaires – peuvent s’engager dans n’importe quelle activité politique, sauf celles qui sont explicitement restreintes : se présenter à une élection, par exemple, n’est possible que pendant une période de congé autorisé.

Évidemment, certaines interdictions s’appliquent aux deux groupes et relèvent du bon sens. Par exemple, nul ne peut exercer des activités politiques pendant qu’il est au travail ou en uniforme, ni utiliser des ressources publiques à des fins politiques.

Les règles ontariennes régissant les activités politiques sont soigneusement conçues pour satisfaire aux critères de la Cour suprême concernant les restrictions raisonnables à l’expression politique. Fait plus important encore à mon avis, elles permettent de garantir la neutralité, le professionnalisme et la loyauté des membres de la fonction publique, tout en reconnaissant qu’ils font partie intégrante de la vie politique citoyenne.

Depuis la création de notre bureau, j’ai traité plusieurs affaires portant sur des activités politiques, y compris des demandes de conseil et des demandes de décision, lesquelles ne sont habituellement adressées que pendant une campagne électorale municipale, provinciale ou fédérale. Toutes ces affaires ont été traitées à partir des faits disponibles et des règles énoncées ci-dessus.

Les fonctionnaires ontariens ont le droit, dans certaines limites, de participer à des activités politiques. Nombre d’entre eux n’y sont pas intéressés, mais pour les autres, l’Ontario a mis en place un cadre équitable, transparent et équilibré.