Blogue invité : Un bureau écologique

L’émergence des technologies numériques devait réduire le besoin d’utiliser du papier. Pourtant, le papier semble s’être multiplié. Nous en remplissons nos classeurs, nous l’empilons sur nos bureaux et nous l’entassons dans nos tiroirs. Un bureau écologique pourrait sembler être un rêve impossible, mais notre bureau a décidé récemment de relever le défis. Ce qui suit est une description de ce que nous avons fait et comment nous l’avons fait.

-Commissaire Sidney Linden

Un bureau écologique n’est pas synonyme de l’absence de papier. Il y a toujours du papier.

On y trouve des archives d’affaires, incluant des archives de cas, qui sont sauvegardées sous un format numérique que l’on considère comme l’archive officielle.

On y trouve des archives d’affaires faites ou reçues sous forme papier et qui sont converties à un format numérique.

On y trouve des dossiers numériques imprimés, ou des originaux sur papier qui sont considérés comme transitoires.

On y trouve des dossiers numériques d’affaires qui sont organisés et consultables selon un système logique et contrôlé d’archivage.

On y trouve des dossiers numériques d’affaires qui observent une convention d’appellation normalisée et un bureau où aucun système d’archivage papier n’est tenu ou prétend être tenu.

Somme toute, c’est un endroit où l’archivage officiel de l’organisme est numérique.

Tout cela doit bien entendu être fait légalement et de la bonne manière.

Le Projet du renouvellement de l’information du BCCI a élaboré cette vision de bureau écologique.

Le projet a été mené dans le contexte de la désignation de notre bureau en 2013 comme organisme public assujetti à la Loi sur les archives publiques et la conservation des documents, et par le simple fait que nous n’avions plus d’espace où garder nos dossiers papier.

Nous avions besoin de l’aide d’experts, donc nous avons engagé un étudiant en practicum de l’École des sciences de l’information à l’Université de Toronto. Nous avons bien sûr aussi travaillé de près avec Archives publiques de l’Ontario.

D’abord, nous devions développer une série de dossiers à archiver dans le bureau. Nous avions déjà adopté une série de dossiers communs dans les domaines des politiques, de l’administration et des communications. Par contre, il nous fallait aussi une série de dossiers spécifiques à l’agence, en particulier pour les dossiers de cas qui documentaient notre fonction principale d’affaires.

Notre étudiant en practicum a développé une série de dossiers en utilisant des modèles d’Archives publiques pour nos documents numériques de cas, nos données de dossiers de cas, les engagements du commissaire (ceux qu’on ne pouvait pas inclure dans une série commune), et le plus important probablement, les documents source.

Bien que des originaux peuvent être vus comme transitoires, Archives publiques recommandent que la meilleure pratique est d’utiliser une série d’archives de documents source qui n’utilise que des dossiers papier qui sont numérisés. Cette série autorise la destruction des dossiers après qu’ils aient été scannés et qu’un contrôle de la qualité a été effectué.

En ce qui concerne les dossiers des cas, ils ne doivent pas être gardés sous un format papier. Tous les dossiers liés à des cas sont sauvegardés dans un répertoire partagé. Les dossiers de cas faits ou reçus sous format papier (il s’agit normalement de notes sur les cas et de lettres signées) sont scannés et ne doivent pas être gardés.

Vous devez vous dire que le commissaire est un décisionnaire statutaire. Qu’arrive-t-il si quelqu’un fait appel à l’une de vos décisions? Qu’arrive-t-il à la règle de la meilleure preuve si un original sur papier a une meilleure valeur probante qu’une copie?

Ce n’est pas un problème trop grave. Des changements récents à la Loi sur la preuve donne un poids égal à un document imprimé comme à un original, du moment que l’intégrité de votre système de dossiers électroniques peut être démontrée si le dossier est remis en question.

Toutes nos séries de dossiers ont été soumises à Archives publiques pour une révision et leur approbation. Elles devaient être approuvées par l’archiviste avant que nous puissions détruire nos dossiers de cas.

Tous ces efforts n’en valent pas la peine, c’est-à-dire donner une telle importance aux dossiers numérisés, s’ils ne sont pas organisés et difficiles à trouver. Ce n’est pas mieux que d’avoir un système de dossiers papier désorganisé.

Nous avons donc appris à utiliser une classification fonctionnelle qui permet de classer des dossiers numériques selon les fonctions et les activités qu’ils appuient, ce qui est mieux que par sujet, par créateur, par projet, ou au hasard, par exemple.

À travers une série d’ateliers, nous avons établi les principales fonctions de l’organisme et les activités qui les composent. Le répertoire partagé a été réorganisé selon cette logique. Des notes explicatives ont été préparées pour décrire le contenu des dossiers d’activité et les séries de dossiers liées. Une convention d’appellation a été adoptée. Des dossiers de fonction et d’activités ne peuvent pas être créés ou modifiés sans approbation formelle.

Finalement, une série de politiques précises sur la gestion de l’information a été rédigée pour officialiser le tout, et pour assurer que le bureau puisse démontrer l’intégrité du système si un document imprimé est remis en question en cour.

Avant de pouvoir commencer à détruire les dossiers de cas sur papier, nous devions nous assurer que la version numérique de chaque dossier dans la base de données était complète. C’est ainsi que notre étudiant en practicum a révisé tous les dossiers de cas sur papier depuis les débuts du bureau, et s’est assuré que tout le contenu de ces dossiers était reflété dans le dossier de cas numérique.

Cela fait, nous pouvions légalement détruire tous les dossiers papier qui s’étaient accumulés sur plus de 10 ans, ainsi que les dossiers de cas du commissaire à temps partiel précédent, avant la création du bureau. Chaque événement de destruction a été documenté méticuleusement dans un dossier de destruction signé par le directeur exécutif.

Environ 25 pieds linéaires de dossiers papier ont ainsi été éliminés. Deux grands classeurs ont été vidés, libérant environ 450 pieds cubiques d’espace pour d’autres usages.

J’ai souvent rêvé de pouvoir mettre en œuvre un projet de rationalisation de dossiers, incluant quelque chose de radical comme un bureau vraiment écologique. C’est souvent difficile de s’y acharner à cause des priorités concurrentes, des contraintes de ressources, de dynamiques internes, et l’hésitation de la gestion. C’était donc un grand succès.

Le projet n’aurait pas pu avoir tant de succès sans l’appui du commissaire Linden, qui malgré ses inquiétudes valides par rapport à un bureau écologique, a été enthousiaste par rapport au projet, mais aussi l’appui et l’encouragement de notre directeur exécutif, Derek Lett, et de notre conseiller juridique, Daman Thable.

Je veux aussi reconnaître l’excellent travail de notre étudiant en practicum de l’UdeT, Peter Murray, et l’encadrement et l’encouragement généreux de Minaz Dharsi d’Archives publiques de l’Ontario.

James De Monte

Conseiller principal en politiques

 

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